Przygotuj się na stosowanie przepisów o grupach VAT od 1 stycznia 2023 r.

Autor: Paweł Terpiłowski

Dodano: 18 października 2022
  Przygotuj się na stosowanie przepisów o grupach VAT od 1 stycznia 2023 r.

Grupy VAT to nowość w polskim systemie VAT, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2023 r. Oczywiście grupy podatkowe są już obecne na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych. Jednak grupy VAT to odrębna instytucja, która wymaga omówienia. Z uwagi na prostotę zakładania oraz korzyści wynikające z funkcjonowania, grupy VAT powinny cieszyć się dużym zainteresowaniem.

Korzyści 


W tym artykule przeczytasz:  
•    Tworzenie grupy VAT – warunki formalne
•    Przedstawiciel grupy
•    Grupa VAT jako podatnik
•    Wykreślenie grupy VAT z rejestru
•    Zasady opodatkowania w grupie VAT
•    Czynności przedstawiciela po utracie przez grupę statusu podatnika VAT
•    Obowiązek przesyłania ewidencji

Definicja grupy VAT

Zgodnie z ustawową definicją (art. 2 pkt 47 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r., dalej zwanej „ustawą”), przez grupę VAT rozumie się grupę podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, zarejestrowaną jako podatnik podatku. Podatnicy w celu utworzenia grupy VAT muszą zawrzeć stosowną umowę.

Umowa o utworzeniu grupy VAT jest sporządzana na piśmie i zawiera co najmniej:

1) nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”;

2) dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników,

3) wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków,

4) dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników,

5) wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.

Powyższe wymogi to minimum ustawowe. Z uwagi na specyficzny sposób rozliczania podatku VAT, a co za tym idzie, odpowiedzialność podatkową – umowa powinna dokładnie regulować odpowiedzialność członków grupy oraz wzajemne rozliczenia podatku.

� Praktyczna wskazówka

Umowa założycielska grupy może wskazywać termin na przekazanie członkom grupy zwrotu VAT przez przedstawiciela grupy. Umowa może również wskazywać podział zwracanego podatku, a nawet podział płatności podatku należnego. Dzięki temu grupa uniknie wątpliwości co do wzajemnych rozliczeń, a niektórzy członkowie zoptymalizują swoje obciążenia finansowe.

Jak wynika z przywołanej wcześniej definicji, grupę VAT mogą tworzyć podmioty powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie. Te trzy więzi muszą istnieć jednocześnie. Podatników uważa się za powiązanych finansowo, jeżeli jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych (np. rada nadzorcza), stanowiących (np. walne zgromadzenie) lub zarządzających (zarząd), lub ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy.

PrzykładPowiązania kapitałowe Jan Kowalski, który prowadzi własną działalność gospodarczą (usługi doradcze), posiada 60% udziałów w spółce X sp. z o.o., jest komplementariuszem w spółce Y sp. k. oraz zasiada w zarządzie Z S.A. Jan Kowalski może stworzyć grupę VAT wspólnie z X sp. z o.o., Y sp. k. oraz Z S.A. (przy spełnieniu pozostałych warunków). Natomiast podatników uważa się za powiązanych ekonomicznie, jeżeli: 1) przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter lub 2) rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne, lub 3) członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT. Powyższe powiązania nie muszą być spełnione łącznie. Wystarczy spełnienie jednego z nich, ale jednocześnie z istnieniem powiązania finansowego i organizacyjnego.
PrzykładGrupa kapitałowa a grupa VAT 1. Istnieje grupa kapitałowa następujących spółek: A produkuje wycieraczki samochodowe, B produkuje filtry samochodowe, C produkuje żarówki samochodowe. Przedmiot wspólnej działalności spółek A, B i C ma taki sam charakter – jest to produkcja części samochodowych. Spółki mogą założyć grupę VAT (przy spełnieniu pozostałych warunków). 2. Istnieje grupa kapitałowa następujących spółek: A produkuje części samochodowe, B prowadzi serwis samochodowy, C prowadzi hurtownię części samochodowych, D prowadzi sklep internetowy z częściami samochodowymi, E prowadzi agencję marketingową. Ich działalności uzupełniają się (od produkcji, przez sprzedaż, po serwis i marketing towarów i usług związanych z branżą motoryzacyjną). W dodatku są one współzależne (hurtowania, sklep i serwis kupują części od producenta, a wszyscy korzystają z usług marketingowych agencji). Spółki mogą założyć grupę VAT (przy spełnieniu pozostałych warunków). 3. Istnieje grupa kapitałowa, w której jedna ze spółek zajmuje się prowadzeniem księgowości, obsługą prawną, obsługą kadrowo-płacową pozostałych spółek. Wszystkie spółki z grupy korzystają z działalności tej jednej spółki. Spółki mogą założyć grupę VAT (przy spełnieniu pozostałych warunków). Z kolei podatników uważa się za powiązanych organizacyjnie, jeżeli: 1) prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio znajdują się pod wspólnym kierownictwem lub 2) organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.
PrzykładSpółka-matka i spółki-córki Istnieje grupa kapitałowa spółek. Spółka-matka jest większościowym udziałowcem spółek-córek, a członkowie zarządu spółki-matki zasiadają w zarządach spółek-córek. Spółki prawnie oraz faktycznie, bezpośrednio znajdują się pod wspólnym kierownictwem, więc mogą założyć grupę VAT (przy spełnieniu pozostałych warunków). Jak widać, powiązania ekonomiczne i organizacyjne są dosyć nieostre, subiektywne. Na razie brakuje konkretnych wytycznych, jak interpretować przepisy Ustawy, zapewne więc dopiero praktyka organów podatkowych wskaże, jak dokładnie rozumieć powyższe przesłanki. Co istotne, warunek istnienia powiązań finansowych, ekonomicznych i organizacyjnych pomiędzy członkami grupy VAT musi być spełniony nieprzerwanie przez okres, w jakim ta grupa posiada status podatnika.

Tworzenie grupy VAT – warunki formalne

Założenie grupy VAT nie jest przesadnie sformalizowane ani skomplikowane. Grupę VAT mogą utworzyć podatnicy:

1) posiadający siedzibę na terytorium kraju lub

2) nieposiadający siedziby na terytorium kraju, w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium kraju.

Warto zwrócić uwagę, że ustawa nie zawęża udziału w grupie jedynie do spółek handlowych. Tak więc grupę mogą tworzyć zarówno spółki handlowe, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą czy inni podatnicy (np. fundacje). Grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT. Co ważne, grupa VAT nie może być rozszerzona o innych członków ani pomniejszona o któregokolwiek z członków wchodzących w jej skład. Tak więc skład założonej grupy VAT jest niezmienny, stąd konieczność ostrożności przy wyborze członków grupy.

Przedstawiciel grupy

W strukturze grupy istotną funkcję pełni przedstawiciel grupy VAT. Przedstawiciel grupy VAT to podmiot reprezentujący grupę VAT w zakresie obowiązków tej grupy. To on reprezentuje grupę VAT w zakresie praw i obowiązków tej grupy.

Grupa VAT jako podatnik

W myśl przepisu art. 15a ust. 12 ustawy, grupa VAT nabywa status podatnika z dniem wskazanym w umowie o utworzeniu grupy VAT. Nie wcześniej jednak niż z dniem dokonania rejestracji, o której mowa w art. 96 ust. 4 (naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym rejestruje podatnika jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego).

W celu rejestracji grupy VAT przedstawiciel grupy VAT składa zgłoszenie rejestracyjne do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla tego przedstawiciela, wraz z umową o utworzeniu grupy VAT. Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji grupy VAT jako podatnika VAT, jeżeli nie są spełnione warunki uznania grupy VAT za podatnika, i zawiadamia o braku rejestracji przedstawiciela grupy VAT.

Zapamiętaj! Na tzw. białej liście figurować będzie wyłącznie grupa VAT, a nie pojedynczy członkowie grupy.

Z chwilą rejestracji grupy VAT jako podatnika naczelnik urzędu skarbowego, z urzędu, wykreśla z rejestru jako podatnika VAT członka grupy VAT. Tak więc każdy z członków grupy niejako przestaje być podatnikiem, bowiem od chwili rejestracji grupy to grupa jest jednym podatnikiem.

Wykreślenie grupy VAT z rejestru

Należy mieć na uwadze, że naczelnik urzędu skarbowego z urzędu wykreśla z rejestru jako podatnika VAT grupę VAT, która utraciła status podatnika, i zawiadamia o wykreśleniu przedstawiciela grupy VAT. Grupa VAT traci status podatnika:

z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia zmian w stanie faktycznym lub w stanie prawnym skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika,

z upływem terminu, na jaki została utworzona.

PrzykładWykreślenie grupy VAT z rejestru Grupę VAT tworzą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: A, B, C i D. Spółka A jest większościowym udziałowcem w spółkach B, C i D. Z uwagi na korzystną ofertę, spółka A sprzedała wszystkie posiadane udziały w spółce D na rzecz spółki X, która nie jest w żaden sposób powiązana ze spółkami A, B, C, D. Doszło więc do zerwania powiązania finansowego, bowiem spółka A przestała posiadać więcej niż 50% udziałów w każdej ze spółek wchodzących w skład grupy.

Z uwagi na powyższe, bardzo istotne staje się kontrolowanie zachowania powiązań w stopniu wymaganym przez przepisy Ustawy. Przedstawiciel grupy VAT jest obowiązany zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego zmiany w stanie faktycznym lub prawnym skutkujące naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.

W momencie wykreślenia z rejestru grupy VAT naczelnik urzędu skarbowego przywraca zarejestrowanie członka tej grupy VAT jako podatnika VAT ze statusem takim, jaki posiadał przed dniem wykreślenia, bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego. Tak więc na wypadek wyrejestrowania grupy VAT wszyscy jej członkowie powinni powrócić automatycznie to swojego statusu podatkowego sprzed rejestracji grupy.

Grupa VAT wstępuje w prawa i obowiązki członków grupy VAT w zakresie podatku na okres, w jakim grupa ta posiada status podatnika. Tak więc wszelki podatek naliczony, który posiadał podatnik przed wejściem do grupy, staje się podatkiem naliczonym całej grupy. Analogicznie staje się z podatkiem należnym.

Zasady opodatkowania w grupie VAT

Zasady opodatkowania grupy VAT reguluje nowy Rozdział 2b „Opodatkowanie w grupie VAT” zawarty w DZIALE II „Zakres opodatkowania” ustawy o VAT.

Zapamiętaj! Co najważniejsze, dostawa towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT nie podlegają opodatkowaniu.

Dzięki temu rozwiązaniu, przepływ towarów oraz usług pomiędzy członkami grupy nie podlega opodatkowaniu. Jest to naturalna konsekwencja tego, iż poszczególni członkowie grupy tracą swój status podatnika i podatnikiem jest grupa jako jeden podatnik. Z kolei dostawę towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz podmiotu spoza tej grupy VAT uważa się za dokonane przez tę grupę VAT.

Natomiast dostawę towarów i świadczenie usług dokonane na rzecz członka grupy VAT przez podmiot spoza tej grupy VAT uważa się za dokonane na rzecz tej grupy VAT. Zatem grupa VAT jest podatnikiem również w relacjach zewnętrznych, w stosunku do swoich kontrahentów czy pozostałych uczestników obrotu gospodarczego. Nabywane towary i usług, w ujęciu podatkowym, idą na konto całej grupy, a nie poszczególnych członków.

Pewne ograniczenia znajdują zastosowanie w przypadku, gdy członkiem grupy jest oddział podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium naszego kraju. Wówczas, dostawę towarów i świadczenie usług dokonane przez oddział będący członkiem grupy VAT na rzecz:

podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, który utworzył ten oddział,

innego oddziału podatnika, o którym mowa w pkt 1, położonego poza terytorium kraju

– uważa się za dokonane przez grupę VAT na rzecz podmiotu, który do niej nie należy.

Natomiast dostawę towarów i świadczenie usług dokonane na rzecz oddziału będącego członkiem grupy VAT przez:

podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, który utworzył ten oddział,

inny oddział podatnika, o którym mowa w pkt 1, położony poza terytorium kraju

– uważa się za dokonane na rzecz grupy VAT przez podmiot spoza tej grupy.

Ponadto, dostawę towarów i świadczenie usług dokonane na rzecz oddziału będącego członkiem grupy VAT utworzonej w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, przez podatnika posiadającego siedzibę na terytorium kraju, który utworzył ten oddział, uważa się za dokonane na rzecz tej grupy VAT.

Natomiast dostawę towarów i świadczenie usług dokonane przez oddział będący członkiem grupy VAT, utworzonej w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, na rzecz podatnika posiadającego siedzibę na terytorium kraju, który utworzył ten oddział, uważa się za dokonane przez tę grupę VAT.

PrzykładRozliczenia grupy VAT v rozliczenia poszczególnych podatników
SPÓŁKI BEZ GRUPY VAT SPÓŁKI W GRUPIE VAT
Spółka A VAT należny: 30 Grupa: VAT należny: 240
Spółka B VAT należny: 250
Spółka C Nadwyżka VAT: 110
Spółka D VAT należny: 70

Jeżeli chodzi o rozliczenia podatku, to zgodnie z art. 8d ust. 1 ustawy, grupa VAT w rozliczeniu za pierwszy okres rozliczeniowy uwzględnia kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy wynikającą z ostatniej deklaracji podatkowej złożonej przez jej członków jako podatników.

Ponadto, jak stanowi ustęp 2-4 ww. przepisu, grupa VAT jest obowiązana złożyć deklarację podatkową za okres rozliczeniowy, w którym utraciła status podatnika. Kwota nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikająca z deklaracji podlega zwrotowi na rzecz przedstawiciela grupy VAT lub odliczeniu w rozliczeniu za następny okres rozliczeniowy przedstawiciela grupy VAT.

Czynności przedstawiciela po utracie przez grupę statusu podatnika VAT

Po utracie przez grupę VAT statusu podatnika przedstawiciel grupy VAT może dokonywać korekt rozliczeń podatku za okresy rozliczeniowe, w których grupa VAT była podatnikiem. Stąd właśnie istotne jest odpowiednie uregulowanie funkcjonowania grupy VAT w umowie założycielskiej, aby mieć pewność, ze przedstawiciel wywiąże się z tego, a także innych, obowiązku.

Należy mieć świadomość, że w okresie posiadania statusu podatnika przez grupę VAT oraz po utracie przez tę grupę VAT tego statusu członkowie grupy VAT odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania z tytułu podatku. Tak więc każdy z członków grupy będzie odpowiadał za długi grupy, nawet jeżeli te powstaną „wskutek niezawinionych działań tegoż członka”.

Chociaż czynności pomiędzy członkami grupy nie podlegają opodatkowaniu, członkowie są zobowiązani prowadzić w postaci elektronicznej ewidencję czynności zawierającą co najmniej dane dotyczące:

rodzaju i wartości dostaw towarów i świadczonych usług przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT,

członków grupy VAT, na rzecz których dokonano czynności dostawy towarów i świadczenia usług przez członka grupy,

dokumentów potwierdzających dokonanie czynności dostawy towarów i świadczenia usług przez członka grupy.

Obowiązek przesyłania ewidencji

Członkowie grupy VAT są obowiązani przesyłać do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Wzór ewidencji zostanie określony rozporządzeniem przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Podsumowanie

Utworzenie instytucji grupy VAT może pozwolić powiązanym podmiotom na łatwiejsze rozliczanie VAT. Podatek będzie się bowiem bilansował, dzięki czemu obciążenia finansowe grup kapitałowych będą niższe. Na korzyść z pewnością jest zniesienie opodatkowania transakcji wewnątrzgrupowych, chociaż konieczne będzie prowadzenie ewidencji i dokumentacja takich transakcji.

Zapamiętaj!

Umowa założycielska grupy może wskazywać termin na przekazanie członkom grupy zwrotu VAT przez przedstawiciela grupy. Umowa może również wskazywać podział zwracanego podatku, a nawet podział płatności podatku należnego. Dzięki temu grupa uniknie wątpliwości co do wzajemnych rozliczeń a niektórzy członkowie zoptymalizują swoje obciążenia finansowe.

Skład założonej grupy VAT jest niezmienny, stąd konieczność ostrożności członków grupy.

Na tzw. białej liście figurować będzie wyłącznie grupa VAT, a nie pojedynczy członkowie grupy.

Dostawa towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Autor:

Paweł Terpiłowski,radca prawny

Słowa kluczowe:
grupa vat

Doradca VAT, Nr 219

Doradca VAT, Nr 219
Dostępny w wersji elektronicznej