Jak rozliczyć VAT z faktury za prognozowaną i faktycznie zużytą energię elektryczną

Autor: Adam Okonkwo

Dodano: 14 listopada 2022
  Jak rozliczyć VAT z faktury za prognozowaną i faktycznie zużytą energię elektryczną

Energię elektryczną rozliczać można na dwa sposoby. Na podstawie bieżących wskazań licznika lub na podstawie prognozy ustalonej przez dostawcę na podstawie zużycia w przeszłości. Efektem różnego sposobu rozliczenia są dwa zupełnie odmienne rodzaje faktur, a u podstaw ich zróżnicowania leży umocowanie w innym rodzaju umowy regulującej zagadnienie dostawy energii elektrycznej i zapłatę za nią. W praktyce może się zdarzać, iż niektórzy odbiorcy otrzymują jeden rodzaj faktury za energię, a inni zaś odmienny. Jednakże częściej bywa tak, że jeden odbiorca otrzymuje prognozę, a następnie faktyczne rozliczenie.

Korzyści 

W tym artykule przeczytasz:

·         Faktura prognozowana w przepisach ustawy o VAT
·         Odliczenie VAT
·         Faktura prognozowana w podatkach dochodowych

Faktura prognozowana obejmuje koszt energii czynnej (zużytej) oraz koszty dystrybucji czyli dostawy. W tego rodzaju fakturze sprzedawca na podstawie dotychczasowego zużycia szacuje to, które nastąpi w przyszłości. Zapłata uiszczana jest więc z góry za przewidywane, a nie faktyczne zużycie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego sprzedawca energii wystawia fakturę rozliczeniową, która pokazuje, czy powstała nadpłata, czy nabywca zmuszony jest dokonać dopłaty.

Faktura prognozowana w księgach rachunkowych

Zasadą jest, że koszty wynikające z faktur prognozowanych za energię elektryczną ujawnić należy jako rozliczone w czasie, jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli podatnik uznaje tego rodzaju koszty za nieistotne i dotyczą one jednego roku podatkowego, może je odnieść w koszty jednorazowo.

Warunkiem takiego postępowania jest brak negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku jednostki.

Jak wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości wyrażającego zasadę memoriału, w księgach rachunkowych należy ująć wszelkie osiągnięte przypadające na jej rzecz przychody i koszty z nimi związane dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin zapłaty należności. Wydatki na energię odnosić zatem należy do kosztów w tym miesiącu, którego dotyczą.

Zapisy księgowe powinny być dokonywane przy wykorzystaniu zasady współmierności przychodów i kosztów. Do aktywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten sam okres sprawozdawczy koszty, które poniesione jeszcze nie zostały. W rezultacie stosowana jest zasada dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, która polega na przesunięciu na kolejne okresy całości lub części poniesionych wydatków z tytułu zakupów wynikających z faktur prognozowanych dotyczących elektryczności, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Faktura prognozowana w przepisach ustawy o VAT

Faktura to dokument legitymujący nabywcę do dokonania odliczenia naliczonego podatku. Faktura za przewidywane zużycie energii elektrycznej to faktura prognozowana. Ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 zawiera definicję faktury. Nie posługuje się ona jednak pojęciem „faktura prognozowana”. Stwierdzić zaś trzeba, że nie jest to odrębny rodzaj takiego dokumentu, do którego zastosowanie mają szczególne regulacje.

Odliczenie VAT

Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwota podatku naliczonego do odliczenia stanowi sumę kwot podatku wynikającą z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

- nabycia towarów i usług,

- dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4a tejże ustawy obowiązek podatkowy w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego powstaje z chwilą wystawienia faktury, lecz nie później niż z upływem terminu płatności.

Przedstawione wyżej regulacje VAT znajdują zastosowanie w przypadku odliczenia VAT od podatku należnego, naliczonego w fakturze VAT prognozowanej. Stanowisko to potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej nr ITPP2/443-154/14/EK z 28 kwietnia 2014 r. Organ podatkowy wskazał w niej, że prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy. Skoro w przypadku dostawy mediów powstaje on z chwilą wystawienia faktury, to faktura szacowana spełnia warunki do uznania jej za fakturę – zgodnie z definicją ustawy o VAT.

A skoro tak, to podatnik ma prawo do odliczenia na jej podstawie naliczonego w niej podatku w terminie za okres rozliczeniowy jej wystawienia. Nie może to jednak nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik ją otrzymał.

O tym, czy dokument może zostać uznany za fakturę, decyduje art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, dotyczący elementów składowych faktury. Są nimi m.in.:

-data wystawienia,

-numer kolejny nadany w ramach serii,

-imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

-data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,

-wartość dostarczonych towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,

-wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

-stawka podatku,

-kwota należności ogółem.

Tak więc podatnicy są uprawnieni do odliczenia podatku wynikającego z faktury prognozowanej za energię elektryczną na takich samych zasadach jak z innego rodzaju faktur.

PrzykładRozliczenie faktury prognozowanej Podatnikowi dostarczona została faktura prognozowana z wyliczonym zużyciem w 6 kolejnych miesiącach ustalonym na podstawie zużycia za poprzedni okres. Fakturę tę przedsiębiorca otrzymał w styczniu 2022 roku. Obejmowała ona okres do czerwca 2022 roku. Ze względu na miesiąc otrzymania naliczony w niej VAT będzie mógł zostać odliczony w rozliczeniu za styczeń 2022 roku.

To nie faktura pro forma  

Regulacje ustawy o VAT wskazują, że nie jest w zakresie dokumentowania czynności mu podlegających (dotyczących prognozowanego zużycia energii) przewidziana konieczność dokumentowania czynności fakturą pro forma. Jeżeli dokument oznaczony zostanie w taki właśnie sposób, nie jest możliwe przypisanie mu przymiotów faktury VAT. Dokument taki nie daje bowiem prawa do odliczenia naliczonego podatku. Owszem, jest to podstawa do zapłaty, ale nic ponad to. Jest to dokument, na podstawie którego można domagać się zapłaty, a z drugiej strony dokonać płatności. W zakresie VAT nie niesie on jednak żadnych skutków.

  Faktura rozliczeniowa/korygująca  

Faktura prognozowana jest jedynie wstępną, szacunkową fakturą. Dokument, z którego wynika rozliczenie na podstawie rzeczywistego wskazania licznika, powinien być potraktowany jak faktura korygująca. Konieczne staje się bowiem skorygowanie faktury szacunkowej na podstawie rzeczywistego zużycia.

W przypadku energii elektrycznej okres rozliczeniowy zmniejszenia kwoty podatku naliczonego powinien mieć miejsce, gdy następuje spełnienie uzgodnionych ze sprzedawcą energii eklektycznej warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku. Za okres, w którym nabywca może zapoznać się z wysokością obniżki rozumianą zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT jako uzgodnienie warunków korekty, za ich spełnienie należy uznać najczęściej moment otrzymania faktury korygującej.

W przypadku korekty in minus faktury, na podstawie której następuje nabycie energii elektrycznej, przy jej ilości i wartości określonej szacunkowo obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca może się zapoznać z wysokością obniżki, co jest rozumiane jako uzgodnienie warunków korekty i ich spełnienie. Z reguły ma to miejsce w chwili otrzymania faktury korygującej.

Faktura korygująca może być też wystawiona „w przeciwnym kierunku”. Może zatem zwiększać podatek należny w stosunku do faktury pierwotnej. Skoro w przypadku faktury rozliczeniowej za energię elektryczną jej podstawą jest odczyt rzeczywistych wskazań licznika, to powodem wystawienia jest inna przyczyna powstała po dokonaniu sprzedaży. W przypadku gdy faktura korygująca wystawiona jest z powodu okoliczności zaistniałych po dokonaniu pierwotnej sprzedaży, jest ona rozliczana na bieżąco.

Faktura prognozowana w podatkach dochodowych

Zgodnie z treścią interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 kwietnia 2014 r. nr ITPB1/415-129/14/WM wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą – po włączeniach zastrzeżonych w ustawach – są kosztami uzyskania przychodu o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zabezpieczeniu bądź zachowaniu źródła przychodów.

Rozpatrując istotę faktury prognozowanej, można zadać pytanie, czy tego rodzaju dokument nie stanowi potwierdzenia wpłaty zaliczki. Określona wpłata może stanowić zaliczkę/przedpłatę na poczet konkretnej usługi, która zostanie wykonana w kolejnym okresie sprawozdawczym. Kwota wykazana w fakturze prognozowanej należności za energię elektryczną nie stanowi jednak zaliczki. Jej funkcjonowanie polega na tym, iż należność za dany okres rozliczeniowy ustalana jest na bieżąco, a podstawę stanowi zużycie energii w poprzednim okresie rozliczeniowym.

Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego następuje porównanie faktycznego zużycia energii w zestawieniu do zużycia prognozowanego. Wydatek czyniony na podstawie faktury prognozowanej stanowi więc wydatek definitywny. Nie może zatem być uznany za zaliczkę, lecz realny koszt ponoszony w momencie jego poniesienia.

Autor:

Adam Okonkwo, prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych

Autor: Adam Okonkwo

prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych
Słowa kluczowe:
odliczenie VAT z faktur

Doradca VAT, Nr 219

Doradca VAT, Nr 219
Dostępny w wersji elektronicznej