Sposób wystawiania faktury

Jednocześnie, co ważne, przepisy ustawy o VAT nie nakazują, żadnego szczególnego trybu dotyczącego sposobu akceptowania faktur elektronicznych. Taka akceptacja może więc nastąpić w dowolnej formie, nawet w formie czynności dorozumianych, czyli po prostu odbieranie tego rodzaju faktur i regulowanie należności za nie.

Jeżeli chodzi o faktury „papierowe” to wystawia się je co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Faktura dokumentująca sprzedaż w trybie egzekucji jest wystawiana w trzech egzemplarzach, z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot ją wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci - przekazuje dłużnikowi.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy innego niż podatnik VAT, (czy też osoba prawa lub inny podmiot zobowiązany do rozliczania podatku należnego) - podatnik, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do Biura Wymiany Informacji Podatkowej w Koninie.

Jeżeli chodzi o faktury elektroniczne to tego rodzaju faktury mogą być przesyłane lub udostępniane elektronicznie w sposób przyjęty przez sprzedawcę. Jeżeli faktury wystawia nabywca, który zgodnie z umową ma prawo do wystawiania faktur sprzedażowych w zamian za sprzedawcę, to tenże nabywca, przesyła je lub udostępnia podatnikowi. Sposób wysyłania lub udostępnienia faktur dostawcy przez nabywcę powinien być realizowany z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy i procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży. Podobnie noty korygujące również są udostępniane lub przesyłane przez nabywcę dostawcy, ponieważ to nabywca ma prawo do wystawienia noty korygującej. W przypadku faktury wystawianej w trybie egzekucyjnym to organ egzekucyjny zobowiązany jest do przeslania lub udostępnienia faktury nabywcy i dłużnikowi.

Jednocześnie ustawa wskazuje na szczególne wymaganie w odniesieniu do faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, podatnik ma obowiązek, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesłać kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do Biura Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie.

Trzeba pamiętać, że od 1 stycznia 2022 r. wprowadzono fakultatywną możliwość stosowania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1. Więcej na ten temat w komentarzu do art. 106na.Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa w art. 106na ust. 2, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy przez podanie danych tej faktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 4.