Sprawdź, czy musisz wymienić kasę na urządzenie online od 1 lipca 2021 r.

Artykuł 145b ust. 1 ustawy o VAT określa czynności, które mogą być ewidencjonowane przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii jedynie w określonym przepisami terminie. Po upływie tego terminu czynności te można ewidencjonować wyłącznie przy zastosowaniu kas umożliwiających połączenie i przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas, a więc przy zastosowaniu kas online.

Od 1 stycznia 2020 r. kasy online obowiązkowo muszą stosować m.in. stacje benzynowe czy też warsztaty motoryzacyjne. Natomiast od 1 stycznia 2021 r. kasy fiskalne online wymagane są w gastronomii i hotelarstwie. Termin trzeciego etapu wymiany kas online to 1 lipca 2021 r. (zob. art. 145b ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT).

Natomiast od 1 lipca 2021 r. kas online muszą używać przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi:

1) fryzjerskie,

2) kosmetyczne i kosmetologiczne,

3) budowlane,

4) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,

5) prawnicze,

6) w zakresie wstępu związanego z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.

Podatnicy, którzy świadczą wymienione usługi, muszą więc ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób prywatnych (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych) przy zastosowaniu kas online. Wcześniej taką kasę trzeba jednak kupić. Radzimy więc kupić kasę online przed 1 lipca 2021 r. Dzięki temu podatnik skorzysta z ulgi na wymianę kas online (o czym mowa będzie dalej).

W związku z rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu danej kasy rejestrującej konieczna jest jej fiskalizacja. Dopiero po fiskalizacji kasy online można ewidencjonować sprzedaż. Sposób fiskalizacji różni się zależnie od tego, czy do prowadzenia ewidencji stosowana ma być kasa rejestrująca online, czy też kasa z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

W przypadku kas online, aby doszło do fiskalizacji, podatnik musi zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas. Proces fiskalizacji odbywa się w takim przypadku automatycznie. Jest dokonywany przy pomocy serwisanta wyłącznie w trybie serwisowym (zob. § 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Fiskalizacja w takim przypadku obejmuje wiele uporządkowanych w kolejności operacji wykonywanych na kasie online. Są one wymienione enumeratywnie w § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. W przypadku fiskalizacji kas online podatnik nie przekazuje żadnych dokumentów papierowych do naczelnika urzędu skarbowego. Cały proces odbywa się elektronicznie.

Podatnik może dotychczas używaną kasę rejestrującą (która nie jest kasą online) nadal wykorzystywać do ewidencji sprzedaży na rzecz osób prywatnych. O ile nie jest to sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas online. W takich przypadkach podatnicy nie muszą podejmować żadnych działań w stosunku do dotychczas używanej kasy rejestrującej (chyba że zmieni się miejsce używania kasy rejestrującej; wówczas konieczne jest wykonanie czynności wskazanych przepisami § 23 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Jeżeli jednak dotychczas używana kasa rejestrująca nie jest już podatnikowi potrzebna (np. dlatego, że nie występuje u niego sprzedaż na rzecz osób prywatnych, która mogłaby być ewidencjonowana przy jej zastosowaniu), podatnicy powinni zakończyć używanie tych kas.

W takich przypadkach podatnik musi dopełnić określonych czynności. Określają je przepisy § 34 – § 36 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (zob. tabelę).

Podatnicy, którzy muszą obowiązkowo wymienić kasę na kasę online, mogą korzystać z ulgi na zakup kas. Ulga ta wynosi 90% ceny zakupu kasy netto, nie więcej jednak niż 700 zł (art. 145b ust. 3 ustawy o VAT).

Zauważmy, że na podstawie art. 111 ust. 4 ustawy o VAT z ulgi na zakup kas można korzystać również w stosunku do kas online nabytych nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Warto jednak wiedzieć, że organy podatkowe nie zgadzają się na korzystanie z ulgi na wymianę kas online w stosunku do kas nabytych po objęciu czynności, które mają być za ich pomocą ewidencjonowane, obowiązkiem ewidencjonowania przy zastosowaniu kas online.

Jako przykład można wskazać interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 listopada 2020 r. (nr 0115-KDIT1 1.4012.602.2019.1.AW), w której czytamy, że „(…) Okres 6 miesięcy wskazany w art. 111 ust. 4 oraz w § 2 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydanych za zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika nie dotyczy podatników zobowiązanych do wymiany kas starego typu na kasy online”.

Warto, aby podatnicy świadczący usługi wymienione w art. 145b ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT kupili kasy online przed 1 lipca 2021 r. W świetle wyjaśnień organów podatkowych tylko bowiem w stosunku do takich kas podatnicy ci mogą korzystać z ulgi na wymianę kas.

Z ulgi na wymianę kas online czynni podatnicy VAT mogą skorzystać w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży przy ich zastosowaniu (zob. § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ulgi na zakup kas). Pozostali podatnicy celem skorzystania z ulgi na wymianę kas muszą złożyć – w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas online – wniosek do właściwego dla siebie naczelnika urzędu skarbowego (zob. § 4 rozporządzenia w sprawie ulgi na zakup kas).

Z rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas online i skorzystaniem z ulgi na wymianę kas nie trzeba czekać do lipca 2021 r. Z ulgi tej – jak wynika z wyjaśnień organów podatkowych – można skorzystać także w związku z rozpoczęciem używania kas online wcześniej, niż jest to konieczne w świetle przepisów art. 145b ustawy o VAT. Jako przykład można wskazać można interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.461.2019.2.MD), z 13 listopada 2019 r. (sygn. 0115-KDIT1-1.4012.611.2019.1.AJ), z 5 marca 2020 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.788.2019.1.EJU

Z ulgi na wymianę kas nie mogą jednak korzystać podatnicy wymieniający kasy rejestrujące na kasy online dobrowolnie (zob. przykładowo interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 czerwca 2020 r. – sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.247.2020.2.JM).