Sprawdź, jakie zmiany w Twojej pracy wprowadzi Krajowy System e-Faktur

Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jako odmiana faktury elektronicznej będzie wystawiana i otrzymywana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury ustrukturyzowane będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF poprzez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Dotychczas udzielona zgoda odbiorcy na wystawianie faktur w formie elektronicznej nie będzie wystarczająca.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie możliwe jedynie w przypadku wcześniejszej akceptacji tej konkretnej formy płatności przez odbiorcę faktury. W konsekwencji decyzja o rozpoczęciu wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych musi zostać poprzedzona uzyskaniem zgody wszystkich kontrahentów. Uzyskanie takiej zgody może być czasochłonne i kłopotliwe dla wielu przedsiębiorców.

Uzyskanie zgody odbiorcy będzie się wiązało z tym, że do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów, gdyż nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Warto zaznaczyć, że KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej dla faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. wymóg akceptacji odbiorcy. Noty korygujące będą zatem wystawianie i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, czyli poza KSeF. Jak przewiduje projekt nowelizacji ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowane, będą mogły być stosowane fakultatywnie. Fakultatywność stosowania nowych rozwiązań to dobra informacja dla przedsiębiorców – każda większa zmiana powinna być bowiem poprzedzona okresem przejściowym, w którym podatnicy mają możliwość przygotowania systemów księgowych do nowych zmian.

Stosowanie faktur ustrukturyzowanych ma obowiązywać już od 1 października 2021 r. Może ono okazać się korzystne dla tych podatników, którzy po 1 stycznia 2021 r. mają problem ze stosowaniem nowych zasad dot. faktur korygujących in minus. Projekt nowelizacji ustawy VAT zakłada bowiem, że w sytuacji, gdy podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF, nie znajdą zastosowania wymogi z art. 29a ust. 13 ustawy VAT dotyczące posiadania odpowiedniej dokumentacji odnośnie do uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienia tych warunków.

Kolejną zachętą do stosowania dobrowolnych faktur ustrukturyzowanych będzie skrócenie terminu zwrotu podatku VAT dla podatników, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane do 40 dni. Termin ten będzie mógł być przedłużony przez naczelnika urzędu skarbowego w sytuacjach, gdy zasadność zwrotu podatku będzie wymagała dodatkowego zweryfikowania.

Ostatnia zachęta dla podatników do stosowania faktur ustrukturyzowanych ma polegać na zwolnieniu ich z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.

Państwowe systemy do wystawiania e-faktur są rozwiązaniem stosowanym w innych krajach UE (m.in. we Włoszech i Hiszpanii). Zatem Polska stanie się kolejnym już krajem unijnym, który zaproponuje dobrowolny państwowy system wystawiania e-faktur. W uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy VAT możemy przeczytać, że projektowane rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także do uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, dzięki możliwości zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami.

Dodatkowym atutem proponowanych rozwiązań ma być zwiększenie wpływów do budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami. Przedmiotowe rozwiązanie przyniesie zatem wiele korzyści organom podatkowym dokonującym kontroli i weryfikacji VAT.

Już teraz podatnicy powinni spodziewać się, że w niedalekiej przyszłości resort finansów zaproponuje obowiązkowe stosowanie faktur ustrukturyzowanych. Mimo to dotychczas nie otrzymaliśmy żadnych oficjalnych zapowiedzi co do planowanej daty obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych. Żadna data nie pojawiła się również w omawianym projekcie nowelizacji ustawy VAT. Jedynie z zapowiedzi wiceministra finansów Jana Sarnowskiego wynika, że obligatoryjne faktury ustrukturyzowane mogą wejść w życie w pierwszym kwartale 2023 roku.