Okres przechowywania dokumentów

Dodatkowo ustawa o VAT reguluje również sposób przechowywania faktur. Po pierwsze wskazuje jakie faktury każdy z podatników ma obowiązek przechowywać. Obowiązek ten dotyczy przechowywania faktur:

1) wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu, w tym faktur wystawionych ponownie, czyli duplikatów,

2) otrzymanych faktur, w tym faktur wystawionych ponownie, czyli duplikatów.

Sposób przechowywania tych faktur powinien przede wszystkim uwzględniać podział na okresy rozliczeniowe. Jeżeli więc podatnik rozlicza się miesięcznie to w takich okresach powinny być zgrupowane faktury. Jeżeli rozlicza się kwartalnie, to faktury powinny być grupowane kwartałami. Dodatkowo sposób ułożenia faktur powinien zapewniać ich łatwe odszukanie, jak również autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W tym miejscu należałoby się odwołać do zastosowanego przez podatnika sposobu ustalania autentyczności pochodzenia czy integralności faktur, który powinien zostać wdrożony u podatnika. Jak wynika z komentowanego przepisu dodatkowy wymóg, który należy uwzględnić przy tworzeniu procedury odnoszącej się do przyjmowania i przechowywania faktur jest taki, aby do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego poza wskazaniem autentyczności i integralności pochodzenia faktury można było również zachować jej czytelność.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przechowywanie faktur na terytorium kraju może mieć postać elektroniczną. Elektronicznie sposób przechowywania faktur powinien pozwalać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają również naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych na terenie kraju w wersji papierowej, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z kolei faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur także przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie okresu przechowywania tych e-faktur, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Artykuł 60 Kodeksu karnego skarbowego

§ 1.  Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi,

podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

§ 2.  Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki,

podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

§ 3.  Karze określonej w § 2 podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz.

§ 4.  W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Artykuł 241 dyrektywy 2006/112/WE

Do celów niniejszego rozdziału przez „przechowywanie faktury w formie elektronicznej” rozumie się przechowywanie danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do przetwarzania (w tym cyfrowej kompresji) i przechowywania oraz przy wykorzystaniu środków przewodowych, radiowych, optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.

Artykuł 244 dyrektywy 2006/112/WE

Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Artykuł 245 dyrektywy 2006/112/WE

1. Do celów niniejszej dyrektywy podatnik może wyznaczyć miejsce przechowywania każdej faktury pod warunkiem, że na żądanie właściwych organów bezzwłocznie udostępni im wszystkie faktury lub dane przechowywane zgodnie z art. 244.

2. Państwa członkowskie mogą zobowiązać podatników mających siedzibę na ich terytorium do powiadomienia ich o miejscu przechowywania faktur, jeżeli znajduje się ono poza terytorium danego państwa członkowskiego.

Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali w przypadku, gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych.

Artykuł 247 dyrektywy 2006/112/WE

1. Każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

2. Aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

3. Państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może określić szczególne warunki zabraniające przechowywania faktur lub ograniczające ich przechowywanie w państwie w stosunkach, z którym nie istnieje żaden instrument prawny dotyczący wzajemnej pomocy o zakresie podobnym do przewidzianego w dyrektywie 2010/24/UE i rozporządzeniu (WE) nr 1798/2003 lub dotyczący prawa dostępu, o którym mowa w art. 249, do danych za pomocą środków elektronicznych, do ich pobierania i wykorzystywania.

Artykuł 248 dyrektywy 2006/112/WE

Państwa członkowskie mogą wymagać, na określanych przez siebie warunkach, przechowywania faktur otrzymanych przez osoby niebędące podatnikami.

Artykuł 248a dyrektywy 2006/112/WE

Do celów kontrolnych i jeżeli chodzi o faktury dotyczące dostaw towarów lub świadczenia usług dokonanych na ich terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na ich terytorium, państwa członkowskie mogą – w odniesieniu do niektórych podatników lub w niektórych przypadkach – wymagać tłumaczenia faktur na swoje języki urzędowe. Państwa członkowskie nie mogą jednak nałożyć ogólnego obowiązku tłumaczenia faktur.

Artykuł 249 dyrektywy 2006/112/WE

Do celów kontrolnych w przypadku, gdy podatnik przechowuje – za pomocą środków elektronicznych gwarantujących dostęp w trybie on-line do stosownych danych – faktury, które wystawia lub otrzymuje, właściwym organom państwa członkowskiego, w którym podatnik ma siedzibę, oraz jeżeli VAT jest należny w innym państwie członkowskim, właściwym organom tego państwa członkowskiego, przysługuje prawo dostępu do tych faktur, do ich pobierania i wykorzystywania.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 kwietnia 2017 r., III SA/Wa 1852/16, LEX nr 2332961

Archiwizowanie faktur w formie wyłącznie elektronicznej jest dopuszczalne.