Zgłoszenie rejestracyjne

Dodano: 21 grudnia 2021

Dział X ustawy o VAT poświęcony jest tematyce związanej z aspektami formalnymi, jakie składają się na zgodne z prawem rozliczanie się z VAT. Wprawdzie zgodnie z licznymi orzeczeniami sądów administracyjnych sam fakt rejestracji nie przesądza o tym, czy dany podmiot jest podatnikiem VAT czy też nie, niemniej jednak formalna rejestracja podmiotu jako podatnika VAT powoduje, że zyskuje on pewne uprawnienia związane z faktem rejestracji. Najważniejszym z zyskiwanych poprzez rejestrację przywilejów jest oczywiście prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Rejestracja podatnika jako podatnika VAT czynnego ma również istotne znaczenie dla kontrahentów tego podatnika i dla ich uprawnień do odliczenia podatku naliczonego od faktur wystawianych przez podmiot zarejestrowany jako VAT czynny. Znaczenie to potęguje możliwość weryfikacji statusu naszego kontrahenta on-line, i sprawdzenie czy podatnik jest zarejestrowany czy też nie i to zarówno do transakcji krajowych, jak i do transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Weryfikacja kontrahenta jest elementem niezwykle istotnym, w szczególności dla jednostek realizujących swoje prawo do odliczenia podatku naliczonego, jest ona bowiem ważna dla udokumentowania dobrej wiary podatnika, który odlicza VAT z faktur zakupowych. Status naszego kontrahenta będzie miał istotne znaczenie również dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, w których sposób opodatkowania transakcji jest zależny właśnie od statusu kontrahenta.

W związku z tym, że fakt rejestracji do celów VAT ma tak istotne znaczenie, jak również w tym celu, aby zapewnić rzetelność danych znajdujących się w ewidencji podatników zarejestrowanych jako VAT czynni, w roku 2017 znacznie zaostrzono przepisy ustawy o VAT, które dają organom podatkowym możliwość wykreślenia z rejestru VAT podatników, co do których organ podatkowy ma istotne wątpliwości czy jednostki te istnieją i czy faktycznie prowadzą działalność gospodarczą.

Omawiana regulacja prawna nakazuje każdemu podatnikowi VAT zgłosić się do rejestru podatników VAT, czyli zarejestrować działalność, ale również zgłaszać do tego rejestru wszystkie zmiany. W przypadku, gdy nastąpi zmiana w danych zgłoszonych do tego rejestru podatników VAT podatnik ma obowiązek zmiany te zgłosić. Przepisy dotyczące rejestracji dla celów VAT podzielić można na dwie kategorie – kategoria pierwsza to regulacje, które wskazują sytuacje, w których jednostka ma obowiązek rejestracji do VAT, kategoria druga to regulacje, które dają uprawnienie, ale nie nakładają na jednostkę obowiązku rejestracji dla celów VAT.  

Obowiązek rejestracyjny

Zasadniczo obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT mają wszystkie podmioty będące podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT. Oznacza to, że obowiązek rejestracji ciąży na osobach prawnych, jednostkach organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osobach fizycznych, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Pod pojęciem działalności gospodarczej należy rozumieć wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Definicja działalności gospodarczej znajduje się również w art. 15 ustawy o VAT (szerzej na ten temat przeczytać można w komentarzu do art. 15). Przepis nakłada również termin do dokonania zgłoszenia – mianowicie zgłoszenie powinno zostać dokonane najpóźniej przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej. Chodzi tutaj o czynności opodatkowane określone w treści art. 5 ustawy o VAT, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju; eksport towarów; import towarów na terytorium kraju; wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju; wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Oznacza to, że zgłoszenie podatnika prowadzącego działalność, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, do rejestru VAT powinno nastąpić nie później niż przed wykonaniem pierwszej sprzedaży.

Wyjątek od zasady ogólnej

Od tej zasady (czyli obowiązku rejestracji dla każdego podatnika) ustawodawca wprowadza wyjątek określony w art. 96 ust. 3 ustawy o VAT. Wyjątek ten polega na braku obowiązku rejestracji jako podatnika VAT czynnego, w przypadku, gdy podatnicy wykonują czynności opodatkowane, ale ich sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (to zwolnienie dotyczące przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży w ciągu roku nie przekracza 200.000 zł) lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Tego rodzaju podatnicy, u których czynności na mocy ww. przepisów korzystają ze zwolnienia mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne, ale nie jest to ich obowiązek, a jedynie uprawnienie.

Zgłoszenie rejestracyjne

Sposób w jaki podatnicy powinni dokonać zgłoszenia rejestracyjnego określony jest w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów z 27 grudnia 2016 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług. Oznacza to, że podatnik nie może w dowolny sposób złożyć zgłoszenia rejestracyjnego w VAT, może to zrobić tylko i wyłącznie poprzez złożenie prawidłowo wypełnionego formularza VAT-R. W tym samym rozporządzeniu Minister Rozwoju i Finansów określił również wzory druków VAT-5 i VAT-5UE, które służą do potwierdzenia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego. Powyżej wskazano, że status podatnika zweryfikować można na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, jest to najprostszy i najszybszy sposób nie daje on jednak stuprocentowej gwarancji, że wynik weryfikacji będzie zgodny z ewidencja prowadzoną przez właściwy organ podatkowy.

W związku z tym, aby zyskać 100% pewności ustawodawca przewidział dla podatników możliwość zwrócenia się do organu podatkowego z oficjalnym zapytaniem o status podatnika w zakresie VAT. Fakt, że weryfikacja kontrahentów podatnika ma istotne znaczenia dla jego uprawnień związanych z prawem do odliczenia podatku naliczonego potwierdza orzecznictwo sądów administracyjnych. Ostatni z załączników do omawianego rozporządzenia to wzór zgłoszenia do organu podatkowego zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych.

Kategorie podmiotów zwolnionych z obowiązku rejestracyjnego

Poza przepisami ustawy o VAT minister finansów wydał również rozporządzenie w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego, którym określone zostały kategorie jednostek, które są zwolnione z obowiązku rejestracji do celów VAT. Do jednostek tych należą:

1) nieposiadający na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonują transakcji gospodarczych, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu, jeżeli wykonują na terytorium kraju wyłącznie następujące czynności:

a) usługi transportowe i usługi pomocnicze związane bezpośrednio z importem towarów w przypadku, gdy wartość tych usług została włączona do podstawy opodatkowania w imporcie towarów,

b) usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, świadczone na rzecz przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

c) usługi związane z obsługą startu, lądowania, parkowania, obsługą pasażerów i ładunków oraz inne o podobnym charakterze usługi świadczone na rzecz przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

d) usługi świadczone na obszarze portów morskich polegające na obsłudze środków transportu morskiego lub służące bezpośrednim potrzebom ich ładunków,

e) usługi świadczone na obszarze portów morskich, związane z transportem międzynarodowym, polegające na obsłudze środków transportu lądowego oraz żeglugi śródlądowej lub służące bezpośrednim potrzebom ich ładunków,

f) usługi ratownictwa morskiego, nadzoru nad bezpieczeństwem żeglugi morskiej i śródlądowej oraz usługi związane z ochroną środowiska morskiego i utrzymaniem akwenów portowych i torów podejściowych,

g) usługi związane z obsługą statków, wymienionych w klasie PKWiU ex 30.11, należących do armatorów morskich, z wyłączeniem usług świadczonych na cele osobiste załogi,

h) usługi polegające na remoncie, przebudowie lub konserwacji statków, wymienionych w klasie PKWiU ex 30.11, oraz ich części składowych,

i) usługi polegające na remoncie, przebudowie lub konserwacji środków transportu lotniczego oraz ich wyposażenia i sprzętu zainstalowanego na nich, używanych przez przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

j) usługi, w stosunku do których podatnikami rozliczającymi podatek od towarów i usług są podatnicy, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, zwanej dalej "ustawą",

k) dostawę towarów, dla której podatnikiem jest nabywca,

l) pozostałe usługi świadczone na rzecz armatorów morskich lub innych podmiotów wykonujących przewozy środkami transportu morskiego służące bezpośrednim potrzebom środków transportu morskiego, rybołówstwa morskiego i statków ratowniczych morskich, o których mowa w art. 83 ust. 1 pkt 1 ustawy, lub ich ładunków,

m) usługi telekomunikacyjne, usługi nadawcze lub usługi elektroniczne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art. 28a ustawy, rozliczane w ramach szczególnej procedury, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a i 7 ustawy;

2) zidentyfikowani jako podatnicy VAT – przewozy okazjonalne – na podstawie art. 134a ust. 4 ustawy.

Odrębne zasady rejestracji

Odrębne zasady rejestracji ustawa przewiduje dla osób fizycznych prowadzących wyłącznie gospodarstwo rolne, leśne lub rybackie, jak również do innych osób fizycznych prowadzących wyłącznie działalność rolniczą, inną niż gospodarstwo rolne, leśne lub rybackie. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 15 ust. 3 ustawy o VAT za podatnika uważa się osobę, która złoży zgłoszenie rejestracyjne. Stąd też zgodnie z komentowanym art. 96 ust. 2 ustawy o VAT zgłoszenie rejestracyjne może być dokonane wyłącznie przez jedną z osób, na które będą wystawiane faktury przy zakupie towarów i usług i które będą wystawiały faktury przy sprzedaży produktów rolnych.

Taki tryb uznawania wyłącznie jednej osoby za podatnika VAT, nawet w przypadku prowadzenia rodzinnych gospodarstw rolnych aprobowany jest w orzecznictwie sądowym. W przypadku osób fizycznych, o których mowa w art. 15 ust. 4 i 5 ustawy o VAT zgłoszenie rejestracyjne może być dokonane wyłącznie przez jedną z osób, na które będą wystawiane faktury przy zakupie towarów i usług i które będą wystawiały faktury przy sprzedaży produktów rolnych lub świadczenia usług. Istota tych regulacji polega na ustanowieniu szczególnej zasady dotyczącej formalnego statusu jako podatnika w przypadku rodzinnych, czy też ściślej rzecz biorąc wieloosobowych gospodarstw rolnych (oraz osób prowadzących wspólnie działalność rolniczą w innych przypadkach niż prowadzenie gospodarstwa rolnego). Ustawodawca w celu uproszczenia zasad rozliczeń podatkowych stosowanych przez tę grupę osób wprowadził zasadę, że podatnikiem jest wyłącznie ta osoba fizyczna, która dokonała wymaganego zgłoszenia rejestracyjnego.”

Weryfikacja zgłoszenia rejestracyjnego

Regulacje prawne ustawy o VAT dają organom podatkowym uprawnienie do weryfikacji złożonego przez podatnika zgłoszenia rejestracyjnego. Przepisy wskazują również na to jakie okoliczności mogą spowodować, że organ podatkowy odmówi zarejestrowania podatnika, jako podatnika VAT czynnego. Naczelnik urzędu skarbowego nie dokona rejestracji podmiotu jako podatnika VAT, w przypadku wystąpienia następujących okoliczności:

1)    dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub

2)    podmiot ten nie istnieje lub

3)    mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub

4)    podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.

Co niezwykle istotne z punktu widzenia jednostki składającej wniosek – brak rejestracji następuje bez obowiązku powiadamiania o tym fakcie podatnika, co może rodzić nie lada komplikacje w praktyce, ze względu na fakt, iż podatnik składając wniosek może być przeświadczony, że został już zarejestrowany, podczas gdy w rzeczywistości będzie inaczej. Jednocześnie, co jest niezwykle ważne, odmowa zarejestrowania jest dokonywana w sposób, który pozbawia podatnika jakichkolwiek możliwości obrony swoich praw, nie przysługuje mu bowiem żaden środek zaskarżenia. Organ podatkowy nie ma bowiem nawet obowiązku informowania podatnika o braku rejestracji.

Dodatkowo przepisy nie wskazują w jakim trybie następuje weryfikacja zgłoszenia rejestracyjnego przez organy podatkowe, czy jest to postępowanie podatkowe, czy są to czynności sprawdzające. Kwestia ta jest tymczasem niezwykle istotna, bo może decydować o określonych uprawnieniach podatnika w trakcie procedury.

W tym miejscu podkreślić należy, że orzecznictwo sądów wspólnotowych wyraźnie zakazuje państwom członkowskim na stawianie nadmiernych przeszkód w zarejestrowaniu podatnika do celów VAT. Organy podatkowe powinny więc wypośrodkować swoje działania – tak aby z jednej strony próbować wyeliminować z rejestru podatników VAT, podmioty nierzetelnie rozliczające się z podatku albo podmioty w rzeczywistości nieistniejące i nieprowadzące działalności gospodarczej, a z drugiej strony – działania organów podatkowych nie powinny prowadzić do uniemożliwiania albo utrudniania podatnikom rejestracji, jako podatnicy VAT czynni.  

Taki sposób interpretacji przepisów wydaje się bardzo ważny w świetle ostatnich zmian w ustawie o VAT (chodzi tu o zmiany, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.), jak również w świetle niezwykle restrykcyjnego podejścia organów podatkowych do rejestracji podmiotów jako podatników VAT czynnych.

Odpowiedzialność solidarna podatnika i pełnomocnika

Organy przeprowadzają szczegółowe czynności mające na celu dokładne zbadanie prowadzonej przez podatnika działalności nie zawsze posiadają istotnie uzasadnienie dla tak dociekliwie prowadzonych czynności sprawdzających. Należy pamiętać, że z dniem 1 stycznia 2017 r. wprowadzono również regulacje dotyczące solidarnej odpowiedzialności podatnika i jego pełnomocnika w sytuacji, gdy zgłoszenie rejestracyjne zostało złożone przez pełnomocnika podatnika. Przepis określa przesłanki takiej odpowiedzialności, a należą do nich:

  1. Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego przez pełnomocnika podatnika.
  2. Zaległości podatkowe powstaną z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego.

Nowe przepisy wprowadziły również przesłanki uniemożliwiające organom podatkowym pociągnięcie pełnomocnika do odpowiedzialności solidarnej, a mianowicie przepisów o solidarnej odpowiedzialności nie stosuje się, jeżeli powstanie zaległości podatkowych nie wiązało się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej. 

Można więc powiedzieć, że generalnie pełnomocnik zgłaszający swojego mocodawcę odpowiada solidarnie wraz z nim za jego zobowiązania podatkowe, ale tylko w sytuacji, w której podatnik uczestniczył w procederze nierzetelnego rozliczania podatku. Z pewnością wiele w przypadku stosowania tego przepisu będzie zależało od dobrej lub złej wiary podatnika, jak również od okoliczności w jakich dokonana zostało zgłoszenie oraz w jakich dokonywane były czynności, z których wynikała zaległość.

Określając granice stosowania przepisu dotyczącego odpowiedzialności solidarnej, ustawodawca wskazał na granice czasowe – odpowiedzialność dotyczy wyłącznie czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego, jak również kwotowe – odpowiedzialność ograniczona jest do kwoty 500.000 zł.  

Aktualizacja zgłoszenia rejestracyjnego

Przepis art. 96 ustawy o VAT reguluje również obowiązki aktualizacyjne w zakresie zgłoszenia rejestracyjnego. Regulacja art. 96 ust. 5 wskazuje bowiem na obowiązek aktualizacji, w sytuacji, gdy podatnicy VAT rozpoczną dokonywanie sprzedaży opodatkowanej, utracą zwolnienie od podatku lub zrezygnują z tego zwolnienia, obowiązane są do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego. Jeżeli natomiast dany podatnik był już zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony to ma on obowiązek aktualizacji tego zgłoszenia. Przepis ustanawia termin do takiego zgłoszenia – jest to:

5)    przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2, 2a i 4-41 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej sprzedaży;

6)    przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku utraty tego prawa;

7)    przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 oraz art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku rezygnacji z tego zwolnienia, z zastrzeżeniem pkt 4;

8)    przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 9, od pierwszej wykonanej czynności.

Z chwilą zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych podatnik ma obowiązek zgłoszenia właściwemu organowi podatkowemu wyrejestrowania się z rejestru podatników VAT czynnych. Jeżeli przyczyną wykreślenia jest śmierć podatnika to aktualizację ma prawo złożyć następca prawny podatnika. Gdyby natomiast podatnik nie złożył wyrejestrowania pomimo, iż nie wykonuje już czynności opodatkowanych organ podatkowy ma prawo dokonać wykreślenia podatnika z urzędu, bez jego wniosku.

Wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT bez zawiadamiania o tym podatnika

Przepisy określają sytuacje, w których organ podatkowy będzie miał prawo wykreślić z urzędu podatnika z rejestru VAT czynnych w sytuacji, gdy wystąpią określone okoliczności. Możliwość wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT czynnych jest bardzo niebezpieczna dla podatnika, ze względu na fakt, że wykreślenie ma bardzo szerokie konsekwencje w sferze uprawnień tego podatnika, w szczególności jego prawa do odliczenia podatku naliczonego. W związku z tym jak do tej pory sądy nakazywały dohodowanie przez organy podatkowe najwyższej staranności przed wykreśleniem podatnika z rejestru.

W ostatnim czasie do komentowanego przepisu dodane zostały kolejne przesłanki pozwalające na wykreślenie podatnika z rejestru VAT, bez konieczności zawiadamiania go o tym. Istnieje więc następujące przesłanki umożliwiające wykreślenie podatnika z rejestru, a mianowicie:

1)    podatnik nie istnieje lub

2)    mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem, lub

3)    dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą lub

4)    podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,

5)    z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej, lub  

 

6)    wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT z obowiązkiem powiadomienia o tym podatnika

Ustawodawca wprowadził również kilka dodatkowych okoliczności, które dają organom podatkowym możliwość wykreślenia podatnika z rejestru, przy czym wykreślenie z rejestru wiąże się z koniecznością zawiadomienia o tym podatnika. I tak wykreśleniu z urzędu z rejestru jako podatnik VAT podlega także podatnik, który:

1)    zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy lub

2)    będąc obowiązanym do złożenia deklaracji podatkowych, nie złożył takich deklaracji za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały, lub

3)    składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje podatkowe, w których nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia, lub

4)    wystawiał faktury lub faktury korygujące, dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane, lub

5)    prowadząc działalność gospodarczą wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.

Pierwsza z ewentualności, która daje organowi podatkowa możliwość wykreślenia podatnika z rejestru VAT to zawieszenie działalności gospodarczej. Zasady zawieszania działalności gospodarczej określone są treścią art. 14a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Z treści art. 14a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika, że co do zasady w okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca ma prawo uzyskiwać np. przychody ze zbycia środków trwałych czy wyposażenia. Powoduje to, że może się przydarzyć, że w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca będzie wykonywał czynności opodatkowane. W związku z tym ustawodawca przewidział również możliwość pozostawienia w rejestrze VAT podatnika, który ma zawieszoną działalność w sytuacji, kiedy podatnik w okresie zawieszenia działalności gospodarczej będzie wykonywał czynności opodatkowane, przy czym, jeżeli podatnik chce, aby organ podatkowy pozostawił go w rejestrze, jest on obowiązany przed dniem:

  • zawieszenia działalności gospodarczej albo
  • rozpoczęcia wykonywania takich czynności w okresie zawieszenia działalności gospodarczej

– zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując okres, w którym będzie wykonywał te czynności.

W przypadku, kiedy takie zawiadomienie zostanie złożone naczelnik urzędu skarbowego nie wykreśla podatnika z rejestru albo przywraca zarejestrowanie podatnika jako podatnika VAT na okres wskazany w zawiadomieniu. Co ważne podatnik, który zawiesza działalność gospodarczą nie musi po jej wznowieniu składać wniosku o ponowna rejestrację. Podatnika taki zostanie automatycznie zarejestrowany bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego. Jego rejestracja będzie wznowiona ze statusem takim, jaki posiadał przed dniem zawieszenia tej działalności.

Drugi przypadek wykreślenia podatnika z rejestru VAT dotyczy sytuacji, w których podatnik nie składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracji VAT pomimo tego, że był do tego zobowiązany. Ustawodawca pozostawił jednak podatnikowi możliwość „naprawienia” sytuacji poprzez złożenie stosowanych deklaracji niezwłoczne złożenie deklaracji podatkowych. Takie uprawnienie będzie przysługiwało podatnikowi jedynie w sytuacji, w której podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą i dodatkowo złoży niezwłocznie brakujące deklaracje.

Sytuacja umożliwiająca naczelnikowi urzędu skarbowego wykreślenie podatnika z rejestru VAT to również składanie przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracji, w których nie została wykazana sprzedaż lub nabycie towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia. Regulacja ta nie będzie miała zastosowania w przypadku, gdy niewykazanie sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia wynikało, zgodnie z wyjaśnieniami podatnika, ze specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak można wnioskować na podstawie regulacji prawnych dotyczących wykreślenia z rejestru VAT podatnika, który bądź to nie składał deklaracji, bądź też składał deklarację, ale na deklaracji nie wykazywał żadnych czynności, tego rodzaju procedura powinna zostać poprzedzona przeprowadzeniem przez organ podatkowy czynności sprawdzających oraz wezwaniem podatnika do zrealizowania swoich obowiązków, czy też złożenia stosowanych wyjaśnień dotyczących prowadzenia działalności. Wprawdzie obowiązek przeprowadzenia tej procedury nie wynika wprost z literalnego brzmienia komentowanej regulacji, niemniej jednak, skoro przewidziano, że podatnik będzie miał prawo udowodnić, że prowadził działalność oraz złożyć brakujące deklaracje, oznacza to, że organ podatkowy nie powinien dokonywać wykreślenia podatnika z rejestru bez umożliwienia mu złożenia wyjaśnień.         

Kolejne przesłanki wykreślenia podatnika z rejestru VAT to przyczyny związane z wystawianiem przez podatnika nierzetelnych faktur oraz uczestniczeniem podatnika w łańcuchu nieuczciwych transakcji mających na celu wyłudzenie VAT. Nierzetelne faktury to faktury, które nie odzwierciedlają rzeczywiście dokonanych transakcji. Bardzo często wystawianie takich faktur bezpośrednio wiąże się z uczestnictwem przez podatnika w całym łańcuchu nieuczciwych transakcji, niemniej jednak zarówno jedna, jak i druga przesłanka mogą stanowić odrębne podstawy do wykreślenia podatnika z rejestru. Sytuacja, która powoduje, że pomimo wystawienia nierzetelnej faktury organ podatkowy nie będzie miał prawa do wykreślenia podatnika z rejestru VAT to przypadki, gdy wystawienie faktury lub faktury korygującej było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez wiedzy podatnika.

Przywrócenie podatnika do rejestru VAT

Ponieważ, co wskazano już we wcześniejszych częściach komentarza, wykreślenie podatnika VAT z rejestru może mieć dla niego daleko idące konsekwencje, ustawodawca przewidział możliwość przywrócenia podatnika do rejestru, jeżeli spełnione zostaną określone przesłanki. Mianowicie, przywrócenie takie może mieć miejsce, jeżeli:

  1. podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz,
  2. w przypadku niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku, niezwłocznie złoży brakujące deklaracje bądź też
  3. w przypadku wystawienia nierzetelnej faktury udowodni, że wystawienie faktury lub faktury korygującej, było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez wiedzy podatnika.

W takim wypadku organ podatkowy przywraca podatnika do rejestru bez konieczności dokonywania kolejnego zgłoszenia rejestracyjnego. Przepis ten nie zakazuje podatnikom ewentualnie innej drogi wpisania się ponownie do rejestru VAT poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego. Różnica pomiędzy tymi dwoma trybami jest istotna – a mianowicie, jest to data, z jaką jednostka zostanie zarejestrowana. W przypadku przywrócenia podatnika do rejestru utrzymana jest ciągłość – tak jakby podatnik nigdy nie był z rejestru wykreślony. W przypadku wystąpienia z kolejnym zgłoszeniem rejestracyjnym podatnik zostanie zarejestrowany na nowo z datą złożenia zgłoszenia. W tym drugim przypadku problematyczne będzie więc rozliczenie VAT od faktur wystawionych przez podatnika w czasie, kiedy był on wykreślony z rejestru.

Rejestracja podatników zwolnionych

Przepisy wprowadzają również postanowienia dotyczące rejestracji podatnika w rejestrze VAT jako podatników zwolnionych. Mianowicie, podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, u których następnie sprzedaż została zwolniona od podatku na podstawie zwolnienia dla podatników, których obroty nie przekraczają 200.000 zł lub którzy następnie zgłosili, że będą wykonywać wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ustawy o VAT, pozostają w rejestrze jako podatnicy VAT zwolnieni. W takim samym rejestrze (podatników VAT zwolnionych) organy podatkowe będą umieszczać te podmioty, które przez okres kolejnych 6 miesięcy lub dwóch kolejnych kwartałów na deklaracjach podatkowych wykazują jedynie sprzedaż zwolnioną z VAT.

Możliwość „przerejestrowania” podatnika do rejestru podatników zwolnionych z VAT rządzi się właściwie podobnymi prawidłowościami, co wykreślenie z rejestru podatników VAT czynnych, tzn. w przypadku takiego przeniesienia do rejestru podatników VAT zwolnionych, podatnik ma prawo wykazać przed organem podatkowym, że wykonywanie w danym okresie wyłącznie czynności zwolnionych z VAT jest spowodowane specyfika prowadzonej działalności a nie zaprzestaniem jej wykonywania. Dodatkowo organ podatkowy ma obowiązek przywrócić podatnika do rejestru VAT, jeżeli ten wykaże, że brak wykazanej w deklaracjach sprzedaży innej niż zwolniona od podatku, związany jest ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej, a nie z zaprzestaniem wykonywania sprzedaży innej niż zwolniona od podatku.

Zgłoszenie VAT-R

Zgłoszenie VAT-R, czyli zgłoszenie podatnika do rejestru VAT czynnych powinno zawierać aktualne dane. W związku z tym w przypadku zmiany danych objętych zgłoszeniem podatnik ma obowiązek zgłosić tą zmianę właściwemu organowi podatkowemu. Zgłoszenie zmiany powinno nastąpić w terminie w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana, przy czym obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, chyba, że zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.

Sprawdzenie statusu kontrahenta

Regulacje ustawy o VAT dają również każdemu podatnikowi prawo do sprawdzenia statusu swojego kontrahenta w zakresie VAT. Pozwala na to art. 96 ust. 13 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem urząd potwierdza status podatnika VAT na wniosek każdego zainteresowanego. W treści takiego potwierdzenia organ podatkowy wskazuje czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Pojęcie zainteresowanego złożeniem wniosku obejmuje w zasadzie każda osobę - może być sam podatnik, jak również może to być osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku.

Bardzo często złożeniem wniosku będzie zainteresowany kontrahent podatnika, który w ten sposób ma prawo zweryfikować jego status dla celów VAT i równocześnie swoje prawo do odliczenia podatku naliczonego na fakturach od tego kontrahenta. Wprawdzie, jak wskazują orzeczenia sądów administracyjnych, żaden przepis prawa nie nakłada na podatnika obowiązku sprawdzania swoich kontrahentów, to jednak nie można nie zauważyć, że w interesie osób prowadzących działalność gospodarczą leży podjęcie takich działań, które wyeliminowałyby ryzyko współpracy z nierzetelnymi podmiotami, ponieważ to podatnik ponosi negatywne konsekwencje odliczenia podatku naliczonego z faktury nieodzwierciedlającej rzeczywistej transakcji, to jest także takiej, która odnosi się do podmiotu transakcji.

Elektroniczny rejestr podatników

W związku z tak dużym znaczeniem rejestrów podatników VAT przepisy ustawy o VAT będą nowelizowane w tym zakresie. Celem nowelizacji ma być większa pewność rejestrów VAT, jak również możliwość zweryfikowania w rejestrze zarówno podmiotów istniejących na dzień weryfikacji, jako czynny podatnik VAT, jak i takich podmiotów, które zostały wykreślone czy też przywrócone do rejestru. Znowelizowane przepisy przewidują prowadzenie przez Szefa KAS w postaci elektronicznej wykazów podmiotów:

1)  w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji, zgodnie z art. 96 ust. 4a ustawy o VAT, albo które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnik VAT, zgodnie z art. 96 ust. 9 albo ust. 9a ustawy o VAT;

2)  których rejestracja jako podatnika VAT została przywrócona.

Jak wynika z uzasadnienia projektu zmian w ustawie o VAT przewidziana w projektowanym art. 96b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT propozycja podawania do publicznej wiadomości informacji o podmiotach, którym naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji i podatnikach VAT wykreślonych z rejestru z urzędu, stanowi dopełnienie zmian w ustawie o podatku od towarów i usług wprowadzanych ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw mających na celu poprawę ściągalności VAT w ramach tzw. pakietu rozwiązań uszczelniających.

Potwierdzenie rejestracji

Przepis ten reguluje potwierdzanie rejestracji do celów VAT w przypadku podmiotów świadczących usługi międzynarodowego transportu drogowego. Dotyczy on sytuacji, w której podatnik zarejestrowany w innym Państwie członkowskim i świadczy usługi transportu z innego Państwa członkowskiego na terytorium Polski. W takiej sytuacji podatnik powinien posiadać potwierdzenie zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny lub kopię takiego potwierdzenia. Przepis ten umożliwia weryfikacje przez kontrahentów podatnika jego statusu do celów VAT.

Doradca VAT, Nr 219

Doradca VAT, Nr 219
Dostępny w wersji elektronicznej