Dokument aktualny
Zobacz inne wersje:

Jakie zmiany czekają nas w zakresie wystawiania i archiwizowania e-faktur od października 2021 roku

Bogdan Świąder

Autor: Bogdan Świąder

Dodano: 10 marca 2021
bd447281081a035187cc4bae686fc1e8e89c030c-xlarge

MF chce wprowadzić system teleinformatyczny, tj. Krajowy System e-faktur (KSeF). Za pośrednictwem KSef podatnicy będą wystawić ustrukturyzowane e-faktury. Czy korzystanie z systemu będzie obowiązkowe? Co z obowiązkiem archiwizowania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych? Sprawdź, jak będą wyglądać e-faktury od października 2021 roku.

Kolejnym pomysłem resortu finansów, który ma na celu objęcie monitoringiem działań przedsiębiorców jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-faktur (KSeF). Jest to więc kolejny krok po kasach fiskalnych online, do jeszcze większej kontroli firm, które wystawiają dokumenty sprzedaży, tym razem na rzecz innych przedsiębiorców.  

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy zmieniającej przepisy o VAT, która wprowadza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji w obrocie gospodarczym, niezależnie od faktur papierowych oraz elektronicznych. Z projektu wynika, że ustawa wejdzie w życie od 1 października 2021 r. Korzystanie z systemu faktur ustrukturyzowanych ma charakter fakultatywny. Fakultatywność jednak jest tylko czasowa. Ministerstwo finansów zakłada, że docelowo od 2023 roku stosowanie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe. 

Dodatkowe konto u fiskusa

Faktura ustrukturyzowana będzie rodzajem faktury elektronicznej, aby skorzystać z nowych rozwiązań należy założyć specjalne konto. Podatnik poprzez indywidualne konto w systemie będzie mógł wystawić e-faktury od października 2021 roku z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie. Faktury będzie można też sporządzić w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłać do KSeF.

Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikującego tę fakturę w systemie KSeF, będzie ona uznawana za wystawioną oraz otrzymaną. Trzeba pamiętać, że numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy.  Nie jest to więc numer stanowiący element faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Faktura ustrukturyzowana będzie korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Zapamiętaj! Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W przypadku upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały natomiast zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. Realnie nie będzie możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

E-faktury od października 2021 roku będą wymagały akceptacji

Skorzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Będzie to możliwe np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie.

Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane. Będzie mógł także przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.

Zapamiętaj! Podatnik będzie zwolniony z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur(JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

Poza podatnikiem uprawnienie do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub do dostępu do takich faktur możliwe będzie np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.

Pełna kontrola na rzecz skromnych korzyści

Z jednoczesnym wprowadzeniem nowych regulacji wprowadzono także zachęty dla podatników, którzy będą wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu VAT.

Dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni konieczne jest jednak spełnienie łącznie wszystkich warunków, tj.:

  • faktury ustrukturyzowane podatnik wystawia wyłącznie z wykorzystaniem KSeF w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się o zwrot VAT, w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu,
  • podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje,
  • w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu podatnik posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
  • kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3.000 zł.
Autor:

Bogdan Świąder

Bogdan Świąder

Autor: Bogdan Świąder

Bogdan Świąder – z wykształcenia prawnik, od 2007 roku licencjonowany doradca podatkowy, dziennikarz, redaktor kilku ogólnopolskich gazet, wieloletni pracownik organów podatkowych w których zajmował się podatkami dochodowymi, VAT, kontrolą oraz sprawami karnymi skarbowymi. Autor licznych artykułów z zakresu prawa podatkowego, prawa celnego, spraw karnych skarbowych.

Doradca VAT, Nr 219

Doradca VAT, Nr 219
Dostępny w wersji elektronicznej