Wady i zalety stosowania ustrukturyzowanych faktur VAT

Faktury ustrukturyzowane będą fakturami wystawianymi przez podatników przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Mają one przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktury te są wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzoru i będą uznawane za wystawione w dniu przesłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur. Będą one przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (zob. art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT).

Faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) mogą być nie tylko wystawiane, ale również przesyłane do odbiorców. Wymaga to jednak uzyskania akceptacji odbiorców faktur (zob. art. 106na ust. 2 ustawy o VAT). Przepis nie przewiduje tego, w jakiej formie ma być przekazywana akceptacja. A więc akceptacja ta może być wyrażana w dowolnej formie – w tym ustnie.

Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu tego systemu. Jednak wystawioną fakturę będzie obowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób (zob. dodawany art. 106g ust. 3b ustawy o VAT np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej.

W konsekwencji faktury ustrukturyzowane dzielą się na faktury ustrukturyzowane:

 - wystawione i przesłane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
- wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lecz przesłane odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Decyzja o wystawieniu e-faktury w KSeF leżeć będzie w gestii wystawców faktur. Nie ma przy tym przeszkód, aby podatnicy tylko część (dowolną) wystawianych faktur wystawiali w formie faktur ustrukturyzowanych (pozostałą zaś część w „zwykły” sposób).

Od zasady tej istnieje jeden wyjątek dotyczący faktur korygujących faktury ustrukturyzowane. Otóż takie faktury muszą być wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej (art. 106j ust. 4 ustawy o VAT).

Z przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby faktury ustrukturyzowane miały posiadać inną treść od „zwykłych” faktur. Zapewne jednak w znacznej części tak będzie, gdyż obowiązujący wzór faktury ustrukturyzowanej nie jest jeszcze znany.

W konsekwencji wymaganą treść faktur ustrukturyzowanych poznamy, dopiero gdy wzór ten udostępni minister właściwy do spraw finansów publicznych.

Wiadomo już jednak, że dodatkowy element będą posiadać faktury korygujące wystawiane do faktur ustrukturyzowanych. W przypadkach takich w treści faktur korygującej trzeba wskazywać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca (zob. art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).

O ile wprowadzona została możliwość (a niekiedy obowiązek) wystawiania fakturę korygujących w postaci faktur ustrukturyzowanych, nie ma możliwości wystawiania w tej postaci not korygujących. Noty korygujące w 2022 roku są zatem wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, tj. poza Krajowym Systemie e-Faktur.

Podobnie będzie w przypadku faktur VAT RR oraz faktur pro forma. Również takie dokumenty mogą być wystawiane wyłącznie na dotychczasowych zasadach (nie jest możliwe ich wystawianie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur).

Dla podatników wystawiających faktury w KSeF przewidziane zostały dwie korzyści. Są to:

 - możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających, bez konieczności posiadania oraz

 - prawo do otrzymywania zwrotu różnicy VAT w terminie 40 dni.

Obie korzyści są dostępne zarówno dla podatników, którzy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur będą faktury ustrukturyzowane wystawiać i przesyłać do odbiorcy, jak i dla podatników, którzy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane będą tylko wystawiać (przesyłając te faktury odbiorcom poza Krajowym Systemem e-Faktur).

Warunkiem rozliczania przez sprzedawców faktur korygujących zmniejszających (in minus) jest najczęściej uzyskanie określonej przepisami art. 29a ust. 13 ustawy o VAT dokumentacji. W przypadku faktur korygujących wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej uzyskiwanie takiej dokumentacji nie jest konieczne (zob. art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT).

Z kolei nabywcy otrzymujący faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (a więc nabywcy, którzy zaakceptowali ten sposób otrzymywania faktur ustrukturyzowanych) na podstawie takich faktur korygujących zmniejszenia kwot podatku naliczonego obowiązani są dokonywać zawsze w okresie rozliczeniowym, w którym je otrzymali, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zob. art. 86 ust. 19d ustawy o VAT).

W przypadku pozostałych nabywców (tj. w przypadku nabywców, którzy otrzymywać będą faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur) obowiązują w tym zakresie zasady ogólne (określone przepisami art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

Drugą z korzyści jest możliwość otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w skróconym do 40 dni terminie. Prawo do takiego zwrotu przysługuje podatnikom spełniającym łącznie 5 warunków (zob. tabelę). Spełnienie tych warunków jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (zob. art. 87 ust. 5b-5d ustawy o VAT).

Faktury ustrukturyzowane (w tym faktury korygujące w postaci faktur ustrukturyzowanych) podatnicy otrzymują przy użyciu KSeF (jeżeli wyrażą na to akceptację) albo w inny sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. W pierwszym przypadku u podatników otrzymujących faktury ustrukturyzowane występować będą szczególne skutki (skutki u podatników otrzymujących faktury ustrukturyzowane poza KSeF nie będą się różnić od skutków otrzymywania „zwykłych” faktur).

Jest tak, gdyż faktury ustrukturyzowane otrzymywane użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (po uprzednim wyrażeniu akceptacji) są uznawane za otrzymywane w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego (zob. art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Najczęściej zatem z tą właśnie chwilą powstawać będzie u odbiorców faktur prawo do odliczenia z faktur ustrukturyzowanych otrzymywanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur jest także ważny z punktu widzenia momentu rozliczania przez nabywców otrzymywanych przy użyciu tego systemu faktur korygujących zmniejszających w postaci faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego przez nabywców powstaje wtedy w okresie rozliczeniowym przydzielenia tego numeru (zob. art. 86 ust. 19d ustawy o VAT).

Wydaje się, że przepis ten ma zastosowanie również w przypadkach, w których faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej są przesyłane po spełnieniu warunków obniżenia podstawy opodatkowaniu (lub kwoty podatku). Według mnie w przypadkach takich wskazane może być najpierw dokonanie zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w okresie spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowaniu (lub kwoty podatku), a następnie korekta, tj. zmiany okresu rozliczeniowego uwzględnienia takiego zmniejszenia.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane, a najczęściej również przesyłane, przy użyciu prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Krajowego Systemu e-Faktur. To jednak nie są wszystkie funkcje Krajowego Systemu e-Faktur (zob. tabelę).

Z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać sześć grup podmiotów (zob. tabelę). Podmioty te mogą korzystać z tego systemu po uwierzytelnieniu w sposób określony w przepisach wykonawczych (wydanych na podstawie upoważnienia określonego w art. 106r pkt 3 ustawy o VAT).