Jak składać informacje podsumowujące po ostatnich zmianach przepisów

Do składania informacji podsumowujących zobowiązane są podmioty zarejestrowane dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych, tzn. mające NIP z przedrostkiem „PL”. Inni podatnicy, choćby faktycznie dokonywali sporadycznych transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie są zobowiązani do składania informacji podsumowujących. Podmioty zobowiązane do składania informacji podsumowujących to podatnicy wykonujący:

1. wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (zarówno transakcyjne, jak i nietransakcyjne) opodatkowane stawką 0% na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej;

2. wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów (zarówno transakcyjne, jak i nietransakcyjne), od podatników podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej;

3. dostawy towarów dokonywane w ramach transakcji trójstronnej, gdy drugim w kolejności jest polski podatnik, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej;

4. usługi, których miejsce świadczenia ustala się na podstawie art. 28b ustawy o VAT, wykonywane na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczone na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowane stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca;

5. przemieszczenie towarów w procedurze magazynu typu call-off stock przez polskiego podatnika do innego kraju UE (dotyczy to też obowiązku składania informacji o zmianach w zakresie tej procedury.

Do składania deklaracji podsumowujących nie są zobowiązani podatnicy, którzy świadczą usługi:

• związane z nieruchomościami;
• transportu osób;
• restauracyjne i kateringowe;
• krótkoterminowego wynajmu środków transportu;

• turystyki.

Tutaj trzeba zwrócić uwagę na fakt, że w tych okolicznościach w ogóle nie będziemy mieli do czynienia z wewnątrz­wspólnotowym nabyciem towarów. Zgodnie bowiem z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów nie występuje w przypadku, gdy dotyczy towarów innych niż wymienione w pkt 1 nabywanych przez podatników zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT – jeżeli całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego limitu określonego w ustawy o VAT. Limit wyłączenia dla WNT od lat wynosi 50.000 zł.

W ustawie o VAT znajdują się przepisy, które wprost określają dane, jakie muszą zostać zawarte w przypadku składania informacji podsumowujących. Zgodnie bowiem z art. 100 ust. 8 tej ustawy informacja podsumowująca powinna zawierać następujące dane:

1) nazwę lub imię i nazwisko podmiotu składającego informację podsumowującą oraz jego numer identyfikacji podatkowej podany w potwierdzeniu dokonanym przez naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z art. 97 ust. 9 ustawy o VAT, który zastosował dla transakcji i przemieszczeń w proce durze call-off stock;

2) właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla podatnika podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej niebędącej takim podatnikiem, nabywających towary lub usługi, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatk u od wartości dodanych;

3) właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla podatnika podatku od wartości dodanej dokonującego dostawy towarów, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej – w przypadku, o którym mowa w  art. 100 ust. 1 pkt 2;

4) łączną wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, łączną wartość wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym również łączną wartość dostawy towarów, o której mowa w art. 100 ust. 1 pkt 3, łączną wartość świadczonych usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 – w odniesieniu do poszcze gólnych kontrahentów;

5) właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych podatnika podatku od wartości dodanej nadany mu przez państwo członkowskie na terytorium, którego towary zostały przemieszczone w procedurze magazynu typu call-off stock – w przypadku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 5.

Od 1 lipca 2020 r. informacje podsumowujące składa się wyłącznie za okresy miesięczne i tylko w formie elektronicznej. Należy je składać w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:

1) powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonania:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (zarówno transakcyjne, jak i nietrans­akcyjne) opodatkowanej stawką 0% na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (zarówno transakcyjne, jak i nietransakcyjne), od podatników podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• dostawy towarów w ramach transakcji trójstronnej, gdy drugim w kolejności jest polski podatnik, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• usługi, których miejsce świadczenia ustala się na podstawie art. 28b ustawy o VAT, wykonywane na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczone na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowane stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca,

2) dokonano przemieszczenia towarów lub zmiany w zakresie procedury call-off stock.

Podatnicy muszą pamiętać, że podatnik VAT UE nie ma obowiązku składania zerowych informacji podsumowujących. Jeśli w danym miesiącu nie powstał u niego obowiązek podatkowy lub nie przemieścił towarów w procedurze call-off stock – nie składa w ogóle tej informacji. Należy pamiętać, że w przypadku, gdy podatnik VAT zobowiązany do składania informacji podsumowujących złoży za 3 kolejne miesiące zerowe deklaracje VAT (a obecnie JPK_V7M lub JPK_V7K) naczelnik urzędu skarbowego wykreśli go z urzędu z rejestru jako podatnika VAT UE i powiadomi go o tym wykreśleniu. Podobnie, jeśli podatnik przez okres 3 kolejnych miesięcy nie będzie składał informacji podsumowujących VAT-UE, pomimo istnienia takiego obowiązku.

W praktyce może pojawić się pytanie, jak postąpić w sytuacji, w której podatnik ma świadomość, że w danym okresie wystąpiły zdarzenia, które powinny być ujęte w informacji, chociaż nie posiada jeszcze dokumentów, które potwierdzają ten stan rzeczy (np. WDT)? Otóż wydaje się, że w tym wypadku wyjątkowo można złożyć deklarację zerową, aby następnie – już po uzyskaniu odpowiednich dokumentów – złożyć jej korektę. Innym rozwiązaniem jest nieskładnie pustej informacji, a dopiero następnie złożenie informacji za dany okres, w którym wystąpiło dane zdarzenie, z jednoczesnym złożeniem wyjaśnień (ta „opcja” wydaje się właściwsza).

Począwszy od 1 lipca 2020 r., deklaracje VATUE należy składać na najnowszej – piątej wersji formularza. Rozszerzono go o część F, gdzie wykazuje się przemieszczenie towarów w procedurze call-off stock. Pozostałe zmiany wprowadzone od 1 lipca 2020 r., mają charakter techniczny. Polegają one na:

• likwidacji wymogu podawania REGON;
• zmianie wielkości liter w nazwach kolumn części C, D i E;
• zastąpieniu w częściach C D i E nazwy kolumny „Kwota transakcji w zł” nazwą „Łączna wartość transakcji w zł” (ujednolicenie z zapisem art. 100 ust. 8 pkt 4 ustawy o VAT).

Z kolei w korekcie informacji podsumowującej VAT-UEK w częściach C, D i E wprowadzono oznaczenia kolumn analogicznie do już istniejących w VAT-UE.

Trzeba pamiętać, że transakcje w informacji podsumowującej wykazujemy w podziale na kontrahentów. W części A wpisujemy naczelnika urzędu skarbowego, do którego wysyłamy informację. Jest to ten sam urząd, w którym rozliczamy VAT. Część B służy do wpisania danych podatnika składającego informację. W częściach C–F natomiast wpisujemy dokonane transakcje.

Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT UE są obowiązani składać w urzędzie skarbowym zbiorcze informacje o dokonanych usługach, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej. Mowa tu o usługach wykonywanych na terytorium innego państwa członkowskiego innych niż zwolnione od VAT lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca. W konsekwencji obowiązek złożenia informacji podsumowującej powstanie wówczas, gdy łącznie spełnione zostaną następujące warunki:

• usługa jest wykonana dla podatnika podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej nie będącej takim podatnikiem, zidentyfikowanej na potrzeby podatku od wartości dodanej (chodzi tu o odbiorcę usługi – podatnika VAT z innego państwa członkowskiego UE lub podmiotu uznawanego za takiego podatnika);

• do usługi musi mieć zastosowanie art. 28b ustawy o VAT ustalający generalną zasadę ustalania miejsca świadczenia usług dla podatnika;

• zobowiązanym do zapłaty podatku musi być usługobiorca;

• w kraju nabywcy świadczone usługi nie mogą być zwolnione od podatku ani opodatkowane preferencyjną 0 % stawką podatku;

Dane wykazane w informacjach podsumowujących powinny odzwierciedlać faktyczny stan rzeczy. Oznacza to jednocześnie, że w sytuacjach, w których w informacji podsumowujących z różnych względów zamieszczono błędne dane, powinno się dokonać korekty złożonych informacji. Zgodnie z art. 101 stawy o VAT w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek błędów w złożonych informacjach podsumowujących podmiot, który złożył informację podsumowującą, jest obowiązany złożyć niezwłocznie korektę błędnej informacji podsumowującej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach fiskusa. Jako przykład można wskazać decyzję dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 31 grudnia 2009 r., nr ITPP2/443-844c/09/MD, w której organ wskazał, że

Na tym tle wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą sposobu postępowania w związku z otrzymaniem faktury korygującej wystawionej przez unijnego kontrahenta. Mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny, powołane regulacje ustawy o podatku od towarów i usług, w tym przede wszystkim treść art. 29 ust. 4, należy potwierdzić stanowisko spółki co do uznania faktury korygującej wystawionej przez zagranicznego kontrahenta za dokument potwierdzający udzielenie rabatu przez tego kontrahenta. Wobec powyższego spółka zobowiązana jest do stosownego zmniejszenia podstawy opodatkowania oraz kwot podatku należnego, a w sytuacji dokonania odliczenia podatku naliczonego, również jego kwot zadeklarowanych z tytułu rozpoznania wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (deklaracja VAT). Taka zmiana winna mieć swoje odzwierciedlenie również w kwotach deklarowanych w złożonych informacjach podsumowujących”.

Dokonując korekty na formularzu VAT-UEK, należy wypełnić wyłącznie dane dotyczące transakcji z kontrahentami, w zakresie których wystąpiła zmiana. W pozycji „Było” należy ująć błędne dane wykazane w złożonej pierwotnie informacji podsumowującej, w pozycji „Jest” – prawidłowe dane zgodne ze stanem faktycznym. Jeżeli podatnik nie uwzględnił niektórych danych w informacji podsumowującej VAT-UE, to wypełniając korektę, w części „Było”, powinien pozostawić pusty wiersz, a w części „Jest” podać niewykazane wcześniej informacje. W przypadku gdy w informacji podsumowującej VAT-UE podatnik wykazał dane, które nie powinny być w niej uwzględnione, to w części „Było” powinien wpisać błędnie podane informacje, a część „Jest” zostawić pustą. Trzeba pamiętać, że jeśli faktura korygująca dotycząca transakcji wewnątrzwspólnotowych jest rozliczana na bieżąco w deklaracji VAT-7, to również w taki sam sposób należy ją wykazać w informacji podsumowującej. Nie składamy wówczas korekty.

Wewnątrzwspólnotową dostawę towarów wykazujemy w części C informacji podsumowującej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Trzeba pamiętać, że dla WDT powstaje on zasadniczo z chwilą wystawienia faktury, lecz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. Trzeba mieć na uwadze, że w informacji podsumowującej wykazujemy tylko WDT, która spełnia warunki do opodatkowania stawką 0% na podstawie art. 42 ust. 1 ustawy o VAT. Dlatego też nie wykazujemy w niej zaliczek otrzymanych na poczet WDT, gdyż w stosunku do nich nie powstaje obowiązek podatkowy.

Z kolei nabycie wewnątrzwspólnotowe wykazujemy w części D informacji podsumowującej. Dotyczy to zarówno nabycia transakcyjnego, jak i nabycia nietransakcyjnego (przemieszczenie własnych towarów). Podobnie jak w przypadku WDT zakupy należy wykazać w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W WNT powstaje on z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia.

W konsekwencji nie wykazujemy w deklaracji VAT UE wpłaconych zaliczek, lecz wartość całej transakcji (w przypadku WNT nie powstaje obowiązek podatkowy przy zaliczkach).

Z kolei w części E informacji podsumowującej polski podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT UE wykazuje usługi wewnątrzwspólnotowe, jednak pod warunkiem że:

• miejsce świadczenia usługi jest ustalane na podstawie art. 28b ustawy o VAT; nie wykazuje się przykładowo świadczenia usług związanych z nieruchomościami, których miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28e ustawy o VAT czy usług restauracyjnych ustalane na podstawie art. 28i ustawy o VAT;
• usługa jest świadczona na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej;
• usługa jest świadczona na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
• usługa w kraju, w którym jest miejsce jej świadczenie, nie korzysta ze zwolnienia od podatku od wartości dodanej lub nie jest opodatkowana stawką 0%;

• zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

W informacji podsumowującej w części F polski podatnik wykazuje:

• przemieszczenia towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium innego państwa członkowskiego oraz
• informacje o zmianach w zakresie tej procedury, tj. o zastąpieniu nabywcy przez innego podatnika oraz o powrotnym przemieszczeniu.

Informację należy złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano przemieszczenia towarów lub zmiany w zakresie tej procedury. Składając informację podsumowującą w związku z przemieszczeniem towarów należy podać numer VAT UE zagranicznego podatnika, na rzecz którego towary są wysyłane lub transportowane. Jeśli podatnik informuje o zmianie nabywcy – musi podać zarówno numer VAT UE pierwszego nabywcy, jak i podmiotu go zastępującego.

Część F informacji podsumowującej należy wypełnić następująco:

• w kolumnie a trzeba wpisać kod kraju kontrahenta, podatnika podatku od wartości dodanej, dla którego towary zostały przemieszczone w procedurze magazynu call-off stock, jak właściciel uprawnionego do nabycia prawa do rozporządzania towarami zgodnie z zawartym wcześniej porozumieniem;
• w kolumnie b trzeba wpisać poprawny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych kontrahenta, dla którego towary zostały przemieszczone w procedurze magazynu call-off stock, jak właściciel uprawnionego do nabycia prawa do rozporządzania towarami lub kontrahenta zastępującego;
• w kolumnie c trzeba wpisać poprawny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych kontrahenta zastąpionego, czyli podatnika podatku od wartości dodanej, dla którego towary zostały przemieszczone w procedurze magazynu call-off stock, który jak właściciel był uprawniony do nabycia prawa do rozporządzania towarami;
• kolumnę c wypełniamy tylko wtedy, gdy następuje zastąpienie kontrahenta pierwotnego;
• w kolumnie d trzeba zaznaczyć „okienko” dla tych pozycji, w stosunku do których ma miejsce powrotne przemieszczenie towarów do Polski.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że w deklaracji VAT UE nie ma odrębnej części dla dostaw lub nabyć dokonywanych w ramach transakcji trójstronnej. Podatnik rozlicza te transakcje w części C lub D w zależności od tego, którym jest podatnikiem w łańcuchu dostaw w ramach transakcji trójstronnej. W niektórych przypadkach może być tylko zobowiązany do zaznaczenia w kolumnie d kwadratu. Poniższa tabela przedstawia sposób wykazywania informacji podsumowującej i dotyczy transakcji trójstronnej rozliczanej w sposób uproszczony.

Niezłożenie informacji podsumowującej lub niewłaściwe jej wypełnienie, wymaga złożenia wyjaśnień fiskusowi. Jeśli tak się nie stanie, podatnik może stracić prawo do stawki 0% przy WDT. Taka sytuacja ma miejsce, gdy podatnik rozlicza WDT ze stawką 0% w deklaracji VAT, a nie składa informacji podsumowującej. Inaczej powinna wyglądać sprawa, gdy składa informację z opóźnieniem ze względu na późniejsze otrzymanie dokumentów. Ze względów bezpieczeństwa w takiej sytuacji eksperci radzą złożyć fiskusowi takie wyjaśnienie. Prawa do stawki 0% pozbawi podatnika również błędnie wypełniona informacja podsumowująca, niezgodnie z art. 100 ust. 8 ustawy o VAT.

Przykładowo w informacji podsumowującej trzeba podać właściwy, czyli prawidłowy oraz ważny numer VAT UE podatnika. Podanie numeru błędnego lub nieważnego może spowodować utratę prawa do stawki 0%, chyba że podatnik to sensownie wytłumaczy. Pomyłka w numerze NIP, np. przestawienie cyfr, gdy błąd zostanie skorygowany i wyjaśniony, nie powinna powodować utraty prawa do stawki 0%. Natomiast wpisanie nieważnego NIP spowoduje, że fiskus zakwestionuje prawo do zastosowania stawki 0%. NIP powinien być ważny w momencie dokonywania dostawy, a nie składania informacji podsumowującej. Dlatego w celach dowodowych należy sprawdzać taki numer, wystawiając fakturę i zachować dowód tego sprawdzenia.