Co zrobić, gdy księgowość nie otrzymała na czas dokumentów do złożenia JPK_VAT

Przy rozliczeniach  miesięcznych JPK_V7M wysyłamy do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Z kolei podatnicy rozliczający VAT kwartalnie, przekazują  do urzędu skarbowego jedynie część ewidencyjną JPK_V7K za pierwsze 2 miesiące każdego kwartału (w terminie do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni). Natomiast po zakończeniu kwartału podatnik przekazuje część ewidencyjną za 3. miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną za cały kwartał.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie dokonywał żadnych transakcji, to musi przekazywać fiskusowi JPK_V7, nawet jeśli są to dokumenty „zerowe”. Taki sposób postępowania potwierdzało też Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach dotyczących JPK.

Problem: Jak powinno postąpić biuro rachunkowe, jeżeli na podstawie łączącej go z klientem umowy ma obowiązek wysyłać w jego imieniu  pliki JPK_VAT, ale nie jest w stanie wywiązać się z tego obowiązku, ponieważ klient nie dostarcza na czas potrzebnych dokumentów?

Rozwiązanie: Istnieją w takiej sytuacji dwa odmienne sposoby postępowania:

1. Sposób. Biuro rachunkowe może wysłać „zerowy” plik JPK_VAT (następnie, już po przekazaniu bądź uzupełnieniu dokumentacji przez klienta, przesłać plik za ten sam okres rozliczeniowy w ramach korekty jeszcze raz, tym razem prawidłowo wypełniony).
2. Sposób. Biuro rachunkowe nie powinno w ogóle przekazywać fiskusowi pliku JPK_VAT, nawet jeśli przemawiałby za tym interes jego klienta.

Z przepisów nie wynika, która z przedstawionych opcji jest właściwa. Biura rachunkowe, aby uniknąć kary za niezłożenie JPK_VAT dość często korzystają z pierwszego rozwiązania. Jest ono jednak ryzykowne. Jest tak dlatego, że  pliki „zerowe” mogą być składane wyłącznie wtedy, gdy podatnik w danym  okresie rozliczeniowym, którego taki dokument dotyczy, w ogóle nie dokonywał operacji gospodarczych (lecz pomimo tego jest zobligowany do ich sporządzenia i wysłania).

Wówczas bowiem „zerowe” pliki JPK_V7 odzwierciedlają rzeczywisty stan rzeczy. Natomiast pliki JPK_VAT – niezgodne z rzeczywistością – nie powinny być wysyłane. W tym miejscu trzeba pamiętać też o art. 56 § 1 kks.

Na podstawie tego przepisu podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie – podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. Jeśli jednak kwota podatku narażonego na uszczuplenie nie przekracza ustawowego progu, sprawca takiego czynu zabronionego będzie odpowiadać za wykroczenie skarbowe (art. 56 § 3 kks). 

Złożenie deklaracji podatkowej (a więc także JPK_VAT z częścią deklaracyjną), w której zostaną podane  nieprawdziwe dane, również może być uznane za przestępstwo bądź wykroczenie skarbowe, grożące sankcjami wymienionymi w powołanym przepisie.

W razie niedostarczenia przez klienta dokumentów niezbędnych do sporządzenia JPK_V7 za dany okres rozliczeniowy, bezpieczniejszym rozwiązaniem dla biura rachunkowego (a także jego właściciela i pracowników) będzie niewysyłanie tego dokumentu jako ewidencji/deklaracji „zerowej”.

Jeśli klient nie dostarczy w terminie niezbędnej dokumentacji, to uniemożliwia biuru rachunkowemu prawidłowe wywiązanie się z nałożonych na nie obowiązków związanych z wysyłką plików JPK_VAT. W konsekwencji odpowiedzialnych za to osób z biura rachunkowego, nie można ukarać na podstawie przepisów karnoskarbowych. Z art. 1 § 3 kks, wynika, że nie popełnia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego sprawca czynu zabronionego, jeżeli nie można mu przypisać winy w czasie czynu.

Rozsądnym wyjściem będzie zwrócenie się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego z umotywowanym wnioskiem o odroczenie terminu do przesłania JPK_VAT. Taką możliwość daje art. 48 § 1 Ordynacji podatkowej. Na podstawie tego przepisu  organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego (z wyjątkiem terminów określonych w tym przepisie, które jednak nie dotyczą przesyłania plików, o których mowa).

Jej zapisy stosuje się odpowiednio do płatników i inkasentów. Aby jednak taki wniosek był skuteczny, musi być złożony przed upływem terminu do złożenia JPK_VAT. Nie można bowiem wnioskować o odroczenie terminu, który już upłynął, na co wielokrotnie zwracały uwagę organy podatkowe oraz sądy administracyjne.

Aby uniknąć tego typu sytuacji, warto wprowadzić odpowiednie zapisy w zawartej umowie o świadczenie usług księgowych. Powinno z  nich w szczególności wynikać, że biuro rachunkowe jest zwolnione z obowiązku terminowego przekazywania w imieniu tego podmiotu  plików JPK_V7,  jeśli nie dostarczy on niezbędnych dokumentów w określonym terminie (np. do 7. dnia następnego miesiąca po zakończeniu okresu sprawozdawczego).
W umowie  o świadczenie usług księgowych zawartej między biurem rachunkowym „X” a firmą „Y” określono, że zleceniodawca („Y”) zobowiązuje się do dostarczania zleceniobiorcy („X”) wszystkich dokumentów księgowych niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi (w formie papierowej bądź elektronicznej) w terminie do 5. dnia następnego miesiąca, po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego. W porozumieniu znalazł się również zapis, że jeśli dokumenty lub dane przekazywane przez „Y” będą nieprawidłowe, niezupełne, nierzetelne lub nie zostaną przekazane w wymaganym terminie, świadczenie usług przez biuro „X” na rzecz tego  klienta może nie być możliwe. W takim przypadku biuro „X” nie będzie zobowiązane do świadczenia usług na rzecz „Y” do czasu uzupełnienia lub poprawienia przez ten podmiot wszystkich brakujących dokumentów lub danych.