Zobacz, czy musisz korzystać z Platformy Elektronicznego Fakturowania

Wykorzystanie technologii cyfrowych stało się czymś tak powszechnym, że niestosowanie tego narzędzia jest czystym anachronizmem, a wręcz budzić może podejrzliwość. Kierunek ten został dostrzeżony przez odpowiednie organy Unii Europejskiej, co dało skutek w postaci nałożenia na państwa członkowskie przepisów wspomagających cyfryzację, w tym także elektroniczne fakturowanie w sferze zamówień publicznych. Chodzi o dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz.Urz. UE L 133/1). Celem implementowania jej uregulowań na grunt polski uchwalona została ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

Faktura ustrukturyzowana jest czymś więcej niż fakturą elektroniczną zdefiniowaną w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną posiadającą nie format dowolny, lecz tzw. ustrukturyzowany format XML. Format to pojęcie techniczne, a oznacza ono zapis informacji według określonego standardu, czyli wspólnie ustalonego kryterium w postaci ustalenia kategorii danych, które dokument taki winien zawierać. Standard e-faktury określony został w przytoczonej dyrektywie 2014/55/UE.

Faktura elektroniczna „zwykła” to dokument w formie PDF. Sprowadza się do możliwości przesyłania obrazu dokumentu w formie elektronicznej. Jednakże, aby odczytać dane w niej zawarte konieczne jest odczytanie tego obrazu. A zatem, aby mieć dostęp do danych w niej zapisanych, trzeba ją po prostu fizycznie zobaczyć, co oznacza, że nie może się to odbyć bez udziału człowieka.

Jest ich wiele, a wśród najważniejszych są:

• wzrost efektywności pracy systemów księgowych poprzez ich automatyzację,
• minimalizacja błędów przy „obróbce” faktur na skutek eliminacji najbardziej zawodnego ogniwa obsługi dokumentu księgowego, czyli człowieka,
• niższe koszty obsługi systemów księgowych poprzez standaryzację operacji,
• ujednolicenie wzoru faktury ułatwiające jej jak najszerzej pojętą obsługę,
• uniknięcie zawodnego niekiedy przesyłania faktur elektronicznych na zwykłe skrzynki e-mailowe,
• rzeczywiste stworzenie jednolitego unijnego rynku towarów i usług poprzez standaryzację dokumentów potwierdzających transakcje.

Obowiązek taki spoczywa na podmiotach, które zobowiązane są do stosowania przepisów którejkolwiek z trzech ustaw:

• Prawo zamówień publicznych.
• O umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi.
• O partnerstwie publiczno-prywatnym.

Obowiązek ten zaś wynika ze wspomnianej na wstępie ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu. Powinność przyjmowania faktur w formie ustrukturyzowanej dotyczy wyłącznie takich kategorii podmiotów.

Instytucji realizujących zamówienia publiczne jest bardzo wiele. Tytułem przykładu wymienić można:

• organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawnej,
• jednostki samorządu terytorialnego,
• państwowe jednostki budżetowe,
• ZUS, NFZ, KRUS,
• ZOZ-y,
• uczelnie publiczne,
• państwowe i samorządowe instytucje kultury.

Jednakże, skoro zostało na nich w ten sposób wymuszone dostosowanie systemów księgowych do obsługi tego rodzaju dokumentów, przyczyniać się to powinno do wzrostu zainteresowania transakcjami z użyciem ustrukturyzowanych faktur. Popularność ta poprzez jej liczne zalety zacznie się z czasem rozciągać na coraz większy krąg uczestników obrotu gospodarczego. W rezultacie wzrośnie częstotliwość stosowania dokumentowania fakturami ustrukturyzowanymi, rezultatem zaś będzie mobilizacja przedsiębiorców do stosowania rozliczeń za pomocą takich dokumentów. Warto przy tym zwrócić uwagę, że każdy vatowiec, składając plik JPK_VAT, chcąc nie chcąc, ma do czynienia z fakturami przetworzonymi do formatu stosowanego obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Do wykonania obowiązku przyjmowania faktur w formie ustrukturyzowanej służy bezpłatne narzędzie pod nazwą Platforma Elektronicznego Fakturowania. Co ważne, zamawiający, czyli jednostka działająca w reżimie zamówień publicznych, ma obowiązek posiadania konta na Platformie, co nakazuje art. 5 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.

Zamawiający w trybie zamówienia publicznego nie ma podstawy, aby odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, dokumentującej świadczenie w jego ramach. Odmowa spełnienia przez organ obowiązku ustawowego (w tym przypadku przyjęcia ustrukturyzowanej faktury) może skutkować skargą do organu wyższego stopnia czy też sądu administracyjnego. Ponadto do odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej może zostać pociągnięty pracownik organu, jeśli bez uzasadnionej przyczyny odmawia załatwienia sprawy.

Przesłanie dokumentu potwierdzającego spełnienie świadczenia w ramach zmówienia publicznego wygląda tak, że wykonawca np. usługi remontu poczekalni dla pacjentów w ZOZ nie musi zaprzątać sobie głowy drukowaniem ani dostarczeniem faktury drogą tradycyjną (tak jak wiadomo, bywa niekiedy zawodna). Istnieje jeden tylko warunek. Jest nim konieczność posiadania konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania.

Do założenia konta na Platformie niezbędne są:

• dane podmiotu wraz z NIP,
• numer PEPPOL, którym może być np. NIP (jest to unikatowy numer dający możliwość korzystania z europejskiej sieci służącej przekazywaniu dokumentów elektronicznych),
• ustanowienie loginu i hasła,
• wybór brokera PEF, czyli dostawcy usług elektronicznych Platformy,
• rejestracja konta podmiotu w aplikacji wybranego brokera.

Nie są to więc czynności ani skomplikowane, ani czasochłonne, a korzyści odniesione dzięki ich wykonaniu ogromne.

Platforma Elektronicznego Fakturowania w skrócie PEF jest centralną platformą służącą wysyłaniu i odbieraniu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Stanowi ona gwarancję bezpiecznej, szybkiej i wygodnej obsługi dokumentów związanych z realizacją zamówienia publicznego.

Usługa przesłania faktury powiązana jest z usługą:

• zamawiania dostawy,
• awizowania dostawy,
• potwierdzania odbioru,
• wystawiania noty księgowej,
• wystawiania noty korygującej.

Przy użyciu Platformy każdy z ww. elektronicznych dokumentów może zostać przygotowany, sprawdzony pod względem poprawności i kompletności, przesłany i odebrany.

Ministerstwo Rozwoju w marcu br. wdrożyło prace nad projektem „E-faktury specjalizowane – rozbudowa Platformy Elektronicznego Fakturowania”. Ma on na celu poszerzenie możliwości obsługi o faktury specjalizowane (faktury za usługi ciągłe np. dostawa wody, energii elektrycznej). Włączenie dostawców tych powszechnych usług do kręgu podmiotów mogących korzystać z Platformy będzie bez wątpienia ogromnym postępem na drodze eliminacji z obrotu gospodarczego dokumentów papierowych ewentualnie w formie PDF. Przyniesie to także skrócenie czasu obsługi takich dokumentów i znacznie ją uprości.

Oprócz tego projektem objęto możliwość udostępniania uczestnikom Platformy Książki Adresowej PEF. Baza adresów kont zarejestrowanych na Platformie ułatwi wymianę elektronicznych dokumentów pomiędzy jej użytkownikami. Nastąpi to poprzez:

• usprawnienie procesu rejestracji na Platformie,
• wprowadzenie elastycznych rozwiązań do zarządzania książkami adresowymi uczestników Platformy,
• przyczynienie się do eliminacji błędów przy pierwszym wypełnieniu dokumentu danymi odbiorców, co pozwoli ograniczyć zakres kontroli poprawności wprowadzonych danych.

Zakończenie realizacji projektu planowane jest na I kwartał 2022 r.