Sprawdź, jak uzyskać możliwość stosowania KSeF – wskazówki dotyczące składania ZAW-FA

Od 1 stycznia 2022 r. przepisy VAT przewidują możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Umożliwienie wystawiania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych nie są jednak jedynymi funkcjami KSeF (zob. tabelę).

Z przepisów art. 106nb ustawy o VAT wynika, że z KSeF korzystać może sześć grup podmiotów. Podmioty te podzielić można na dwie grupy. Pierwszą grupę podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF stanowią podmioty uprawnione do korzystania z tego systemu pierwotnie. Do podmiotów takich należą:

1) podatnicy,

2) organy egzekucyjne określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

3) komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

Drugą grupę podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF stanowią podmioty wskazane (przez podmioty uprawnione pierwotnie lub przez podmioty wskazane przez podmioty uprawnione pierwotnie). Do grupy tej należą:

1) podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez podatników,

2) osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne oraz komorników,

3) osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik, organ egzekucyjny lub komornik nadał uprawnienia do korzystania z tego systemu,

4) inne podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Czytaj także:

Do podmiotów pierwotnie uprawnionych do korzystania z KSeF należą w szczególności podatnicy. Przy czym w przypadku podatników będących osobami fizycznymi uprawnienie to jest przypisywane do podatników automatycznie.

Jak wskazało Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych: „(…) W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia”.

Inaczej jest w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi. Jak czytamy w innej z odpowiedzi na pytanie dotyczące faktur ustrukturyzowanych: „(…) W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF”.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień określają przepisy § 3–5 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.

Z przepisów tych wynika, że nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF są dokonywane na dwa sposoby.

Pierwszy, podstawowy sposób polega na wykorzystaniu posiadającego taką funkcjonalność programu komercyjnego lub przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników. Przy czym sposób ten wymaga uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień w sposób elektroniczny (na jeden ze sposobów określonych przepisami § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF).

Uwierzytelnienie i weryfikacja posiadanych uprawnień odbywają się:

* w przypadku osób fizycznych – za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą podpisu zaufanego,

* w przypadku podmiotów niebędących podatnikami – za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Drugi sposób jest dostępny dla podatników (także będących osobami fizycznymi) oraz podmiotów niebędących osobami fizycznymi nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób elektroniczny (na jeden ze sposobów określonych przepisami § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF).

W takich przypadkach nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF może zostać dokonane poprzez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA. Wzór tego zawiadomienia stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (zob. § 4 tego rozporządzenia).

Zawiadomienie ZAW-FA jest składane przez podmioty niebędące osobami fizycznymi, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się w sposób wskazany w § 5 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Zawiadomienie to składane jest wyłącznie w formie papierowej (nie jest przewidziana możliwość składania go w postaci elektronicznej).

Poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA dany podatnik lub podmiot niebędący osobą fizyczną (wskazywany w części B. zawiadomienia ZAW-FA) wskazuje osobę, której nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF. Dane tej osoby wskazywane są w części C zawiadomienia ZAW-FA. Przy czym, jeżeli osobie tej nadawane są uprawnienia, zaznaczany jest kwadrat 1 w poz. 6 zawiadomienia ZAW-FA, a jeżeli uprawnienia są tej osobie odbierane – kwadrat 2 w poz. 6 zawiadomienia ZAW-FA.

Składając zawiadomienie ZAW-FA, można wskazać tylko jedną osobę uprawnioną do korzystania z KSeF. Jak czytamy w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania dotyczące faktur ustrukturyzowanych: „(...) zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.”

W drodze złożenia zawiadomienia ZAW-FA uprawnienia do korzystania z KSeF nadane mogą być wyłącznie osobie fizycznej. Osoba ta musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub podpis zaufany, gdyż pierwsze zalogowanie się tej osoby do KSeF wymaga uwierzytelnienia się za pomocą jednego z nich (później możliwe jest również wykorzystywanie w tym zakresie wygenerowanego przez KSeF ciągu znaków alfanumerycznych).

Zalogowanie się do KSeF jest możliwe po uwierzytelnieniu oraz weryfikacji posiadanych uprawnień. Dokonane to może być na jeden z czterech sposobów określnych przepisami § 5 ust. 1 pkt 1–4 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, tj.:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo

3) podpisem zaufanym, albo

4) wygenerowanym przez KSeF ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień – po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3.

Uwierzytelnianie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF są możliwe między innymi na podstawie posiadanego przez osobę fizyczną kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Możliwe są przy tym dwie sytuacje, tj. że posiadany przez osobę fizyczną kwalifikowany podpis elektroniczny:

* zawiera NIP lub PESEL tej osoby,

* nie zawiera NIP-u ani PESEL-u tej osoby.

W drugim przypadku posługiwanie się przez osobę fizyczną kwalifikowanym podpisem elektronicznym jako sposobem na uwierzytelnianie oraz weryfikację uprawnień do korzystania z KSeF jest zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektronicznych w poz. 39 zawiadomienia ZAW-FA.

Jak czytamy w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na jedno z pytań dotyczących faktur ustrukturyzowanych, zgłoszenie to: „dotyczy trzech przypadków, które łączy wspólna cecha, czyli jednoczesny brak w elektronicznym podpisie kwalifikowanym atrybutów w postaci NIP i PESEL:

Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego, którego właścicielem jest sam podatnik będący osobą fizyczną. Dokonywane wyłącznie za pośrednictwem ZAW-FA.Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, posiadającej PESEL i/lub NIP, ale posługującej się podpisem niezawierającym tych atrybutów. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.

Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, nieposiadającej NIP i PESEL. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób”.