Uwaga! Zmiany w zakresie e-faktur od 1 stycznia 2022 r.

Źródło: RządoweCentrum Legislacji

Wprowadzane rozwiązanie (KSeF) ma charakter fakultatywny. Projektowana ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury.

Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej.

Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF). Przyjęte rozwiązanie pozwoli wystawcy faktury na skorzystanie z prawa do przewidzianych niniejszym projektem ustawy preferencji podatkowych (tj. 40-dniowego terminu zwrotu podatku oraz rozliczenia korekty in minus za okres wystawienia faktury korygującej), również w przypadku braku zgody odbiorcy faktury ustrukturyzowanej na jej otrzymanie w KSeF.

Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT. Tego typu faktury będą przechowywane na stałe (przez okres 10 lat) w systemie. Jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyraził zgody na jej otrzymanie w KSeF i faktura ustrukturyzowana, która została mu przekazana w inny uzgodniony z nim sposób, ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, odbiorca faktury ustrukturyzowanej będzie mógł wystąpić do wystawcy faktury o jej ponowne przekazanie.

KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że faktury te wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej faktury. Podatnik nie zostanie jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące będą wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, zgodnie z art. 106k ust. 1-4 ustawy o VAT, tj. poza KSeF.

Ponadto w KSeF nie będzie możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy. W celu każdorazowego ustalenia zakresu elementów gwarantujących możliwość wystawienia dokumentu z wykorzystaniem KSeF zasadne jest odwołanie się do wzoru faktury ustrukturowanej udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z art. 106nc ust. 3 ustawy o VAT.

W systemie KSeF nie będzie także możliwości wystawiania VAT RR, jak i faktur pro forma. VAT RR jest szczególnym dokumentem wystawianym w procedurze dotyczącej rolników ryczałtowych i ma na celu udokumentowanie nabycia przez podatnika VAT produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Pomimo potocznego nazwania tego dokumentu „fakturą VAT RR” nie stanowi on faktury, o której mowa w przepisach Rozdziału 1 Działu XI ustawy o VAT. Podobnie termin „faktura pro forma” jest zwyczajowy (nie występuje w przepisach ustawy o VAT). Wystawienie faktury pro forma nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku ani nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Nowe rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF poprzez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Techniczne przesyłanie faktur

Wszystkie faktury, w tym również faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury KSeF zweryfikuje jej zgodność z wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli tej fakturze numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jaka „zmaterializuje się” na fakturze po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF.

Numer identyfikujący fakturę w KSeF będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W takich przypadkach skutki prawne otrzymania faktury będą wywodzone z zasad dotychczas obowiązujących. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Mikroprzedsiębiorcy będą mieli też dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Zmodyfikowana w tym celu zostanie aplikacja webowa e-Mikrofirma. Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Zakłada się, że nowe rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązania umożliwią także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.

Co ważne, nowelizacja zwalnia podatników z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane, wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. Ponadto stałoby to w sprzeczności z art. 45 ust. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z którym organ KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.

Nowelizacja wprowadza zasadę, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

W KSeF przez 10 lat, a więc w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia, to administracja podatkowa zapewnia przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur, tym samym administracja podatkowa będzie posiadała natychmiastowy dostęp do tych faktur. Zatem niezasadne staje się żądanie udostępniania tych dokumentów przez podatnika. Funkcjonalność ta ułatwi kontrolę dokumentacji podatkowej, a jednocześnie odciąży podatników od obecnie wymaganego obowiązku np. w czasie prowadzenia postępowań wyjaśniających.

Jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest niewystarczający dla podatnika, dopuszcza się, aby po upływie tego okresu przechowywania faktur podatnik dalej przechowywał faktury ustrukturyzowane poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

KSeF w wersji fakultatywnej będzie generować skutki finansowe powodujące zwiększenie wydatków budżetu państwa, w związku z utworzeniem oraz utrzymaniem systemu teleinformatycznego w okresie 10 lat, w szacunkowych kwotach wskazanych w projekcie ustawy. Przewiduje się, że w 2022 roku 10% podatników VAT zdecyduje się na korzystanie z systemu, co przekłada się na kwotę ok. 15 mln zł niezbędną dla inicjalnego zakupu w 2021 roku infrastruktury, sprzętu i oprogramowania. Koszty osobowe wytworzenia produktów wymienionych w poszczególnych strumieniach będą wynosiły w przybliżeniu 5 mln zł. W następnych latach (od 2022 roku) przewiduje się 10-proc. wzrost zainteresowania usługą każdego roku, aż do poziomu 70% w 2028 roku. W tym celu niezbędne jest ciągłe zwiększanie zasobów infrastrukturalnych dla przechowywania faktur oraz dla systematycznego zwiększenia możliwości analitycznych w związku z powiększającą się bazą danych.

W przypadku przekroczenia lub zagrożenia przekroczeniem szacowanego na dany rok budżetowy maksymalnego limitu wydatków zostanie zastosowany mechanizm korygujący polegający na obniżeniu wydatków związanych z realizacją zadań związanych z KSeF. Organem właściwym do monitorowania wykorzystania wskazanego limitu wydatków oraz wdrożenia mechanizmu korygującego jest minister właściwy do spraw finansów publicznych.