Dowiedz się, w jaki sposób prawidłowo dokumentować koszty transportu towarów

Podstawą opodatkowania VAT jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej (zob. art. 29a ust. 1 ustawy o VAT).

Przy czym podstawa opodatkowania obejmuje koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy (zob. art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT). W świetle tych przepisów podstawa opodatkowania dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych do nabywcy obejmuje również najczęściej koszty wysyłki/transportu, którymi obciążany jest nabywca (zob. przykładowo interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 listopada 2020 r. nr 0113-KDIPT1-1.4012.672.2020.1.RG oraz z 7 stycznia 2021 r. – 0114-KDIP1-1.4012.746.2020.1.AKA).

Jednocześnie powszechnie obowiązującą praktyką jest w takich przypadkach wykazywanie kosztów wysyłki lub transportu jako odrębnej pozycji na fakturach i paragonach dokumentujących dostawę wysyłanych/transportowanych towarów.

Jest to błąd, gdyż w odrębnych pozycjach faktur i paragonów wykazywane mogą być jedynie czynności podlegające odrębnemu opodatkowaniu podatkiem VAT. W przypadku kosztów wysyłki lub transportu warunek ten najczęściej nie jest spełniony.

Potwierdzają to w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe. Przykładem mogą być interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 sierpnia 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.194.2017.2.AP) oraz z 2 listopada 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.672.2020.1.RG). Jak czytamy w drugiej z tych interpretacji, „(…) umieszczenie (…) na fakturze w części przeznaczonej na nazwę (rodzaj) towaru lub usługi kilku różnych świadczeń może sugerować, że przedmiotem sprzedaży było kilka odrębnych świadczeń, a nie jedno świadczenie.

Powyższe natomiast skutkować może obowiązkiem zastosowania różnych stawek podatku dla wykazanych odrębnie czynności. W sprawie objętej wnioskiem, jak wykazano powyżej, występuje jedno świadczenie (w postaci dostawy towarów, do wartości którego są wliczone koszty towarzyszące dostawie, tj. koszty transportu).

Zatem z dokumentu poświadczającego dokonanie danej dostawy musi jednoznacznie wynikać, że przedmiotem transakcji jest dostawa towaru, a nie dostawa towaru i jakiejś innej usługi. Wobec powyższego na fakturze dokumentującej taką sprzedaż – a precyzyjniej rzecz ujmując, w tej jej części, która odzwierciedla elementy obligatoryjne w świetle przepisów prawa – powinna widnieć tylko jedna pozycja – dostawa towarów. W pozycji tej – co należy wywodzić z treści art. 29a ust. 1 w zw. z ust. 6 ustawy, powinna być zsumowana wartość świadczenia głównego (dostawy towarów) oraz świadczenia pomocniczego – transportu”.

Podobne stanowisko reprezentują sądy administracyjne. Tytułem przykładu wskazać można wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 grudnia 2016 r. (sygn. akt I FSK 575/15) czy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z 10 sierpnia 2017 r. (sygn. akt I SA/Go 264/17).

Koszty wysyłki lub transportu dostarczanych towarów nie powinny być przez podatników wykazywane w odrębnej pozycji faktury lub paragonu (a tym bardziej dokumentowane odrębną fakturą lub paragonem), lecz uwzględniane w cenie towaru lub towarów na tej fakturze lub paragonie.

W celu wskazania wysokości tych kosztów wykorzystać można adnotację (w przypadku faktur) lub niefiskalną część paragonu. Dzięki temu podatnicy postępują nie tylko prawidłowo, ale również unikają rozważania różnego rodzaju wątpliwości, np. co do momentu powstawania obowiązku podatkowego w części dotyczącej kosztów wysyłki lub transportu, stawki podatku VAT stosowanej dla pozycji obejmującej kosztów wysyłki lub transportu czy konieczności stosowania oznaczania GTU_13.