Samofakturowanie a prawo do odliczenia VAT

Przy czym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

Jak wyjaśnił w jednej z ostatnio wydanych interpretacji Dyrektor KIS, w przypadku faktur wystawianych przez nabywcę w ramach tzw. samofakturowania warunkiem obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur jest zaakceptowanie danej faktury przez podmiot, w imieniu i na rzecz którego faktura ta została wystawiona.

Przy czym podmioty mogą swobodnie określać sposób i formę akceptacji poszczególnych faktur. Istotne jest wyłącznie, by przyjęta procedura akceptacji poszczególnych faktur została określona w umowie zawartej pomiędzy nabywcą, a sprzedawcą towaru lub usługi. Skoro jednak żaden przepis w zakresie podatku VAT nie określa, w jakiej konkretnie formie ma być dokonane zatwierdzenie faktur wystawionych w systemie samofakturowania, ani nie wskazuje żadnych niedopuszczalnych form zatwierdzania, można przyjąć, że każda określona przez strony umowy o samofakturowaniu forma zatwierdzania faktur jest dopuszczalna.

Podatnik wskazał, że w grę wchodzą następujące formy akceptacji:

- akceptacja aktywna tj. w drodze pisemnego/mailowego zatwierdzenia przez dostawcę otrzymanych faktur (np. dostawca akceptuje otrzymaną fakturę i przesyła akceptację do nabywcy drogą mailową),

- akceptacja pasywna (tzw. milcząca akceptacja) – nieprzekazanie przez dostawcę żadnych zastrzeżeń w stosunku do przesłanej drogą elektroniczną faktury, wystawionej przez spółkę w systemie samofakturowania, w terminie określonym w umowie, będzie równoznaczne z zatwierdzeniem/akceptacją danej faktury przez dostawcę.

W przypadku samofakturowania – tak wystawiona fakturę należy traktować na równi z fakturą wystawianą przez dostawcę według tradycyjnego schematu. Tym samym „otrzymanie” faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT następuje już z chwilą jej wystawienia przez nabywcę - w momencie tym nabywca występuje w pewnym sensie w podwójnej roli: dostawcy wystawiającego fakturę i nabywcy otrzymującego tą fakturę.

Mimo to – aby nabywca mógł zrealizować prawo do odliczenia (w terminie „otrzymania” faktury) jest obowiązany posiadać akceptację (w dowolnej umownie przewidzianej formie) przez sprzedawcę. Brak posiadania akceptacji uniemożliwia mu skorzystanie z prawa odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury, natomiast uzyskanie akceptacji do terminu złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy (przy spełnieniu pozostałych warunków) uprawnia go do ujęcia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym fakturę wystawił, a więc również otrzymał. Uzyskanie akceptacji w okresie późniejszym uprawnia go do złożenia stosownej korekty za okres rozliczeniowy, w którym fakturę wystawił (otrzymał).

Nadto w grę wchodzi i takie rozwiązanie, że podatnik (w trybie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT) może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej np. za jeden z trzech następnych miesięcy.