Jak stosować najnowsze przepisy w zakresie korekt in minus w VAT

Podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego już za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą przy łącznym spełnieniu warunków:

1) uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,

2) spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,

3) posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług (tj. z dokumentacji wynika, że nabywca wie, że doszło, lub wie, w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia), z dokumentacji wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego,

4) faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Zgodnie z nowymi zasadami podatnik nie dokona obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego, dopóki nie wystawi faktury korygującej oraz nie spełni pozostałych warunków.

Pojęcia „dokumentacji”, „uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania” oraz „spełnienia” tych uzgodnionych warunków zostały omówione w dalszych częściach niniejszych objaśnień.

W przypadku gdy podatnik w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, nie posiada dokumentacji potwierdzającej:

• uzgodnienie z nabywcą towarów lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego albo
• spełnienie tych uzgodnionych warunków (mimo że doszło do faktycznego uzgodnienia tych warunków i ich spełnienia)

– obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego dokonuje dopiero za okres rozliczeniowy, w którym posiada dokumentację wskazującą na spełnienie obydwu tych warunków.

Jeżeli zatem podatnik:

• spełni łącznie wszystkie wymienione w przepisie warunki do pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego,
• ale nie uwzględni faktury korygującej w rozliczeniu za okres, w którym łącznie spełnił te warunki
• – fakturę tę może uwzględnić przez dokonanie korekty deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym te warunki spełnił.

Tym samym działania podatnika mają wpływ na ustalenie momentu, w którym po jego stronie powstaje prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

Prawo to uzależnione jest bowiem m.in. od momentu, w którym wystawi on fakturę in minus (w połączeniu ze spełnieniem pozostałych warunków). Jeżeli jednak przesłanki te obiektywnie zostaną już spełnione – moment ujęcia korekty zostaje przypisany do konkretnego okresu rozliczeniowego.

Zasady obowiązujące od 1 stycznia 2021 r. dla korekt in minus w VAT (obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego) stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Analogicznie do brzmienia przepisu obowiązującego do 31 grudnia 2020 r. zachowana została konstrukcja odpowiedniego odesłania do zasad dla obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wykazania go w zawyżonej wartości.

Regulacje w zakresie korekt in minus mają odpowiednie zastosowanie również do faktur korygujących wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zmiany nie dotyczą natomiast transakcji udokumentowanych wyłącznie paragonem fiskalnym, dla których nabywca nie zgłosił żądania w zakresie wystawienia faktury.

Rozwiązania wprowadzone w zakresie warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego u sprzedawcy są skorelowane z rozwiązaniami w zakresie obowiązku pomniejszenia podatku naliczonego przez nabywcę.

Obecnie nabywca towaru lub usługi w przypadku wystąpienia przesłanek do zmniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego przez kontrahenta jest obowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego.

Obniżenie to następuje w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione, jeżeli dodatkowo przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie podstawy opodatkowania.

W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione – nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego dopiero w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione.

Zastrzeżenie „spełnienia warunków” związane jest z występującymi powszechnie w obrocie gospodarczym sytuacjami, w których strony ustalają ramowe warunki współpracy, w tym np. zasady udzielania rabatów uzależnionych od wystąpienia zdarzeń przyszłych.

Uzależnienie obowiązku korygowania podatku naliczonego wyłącznie od uzgodnienia warunków (w oderwaniu od ich spełnienia) mogłoby prowadzić do sytuacji, w której obniżenie kwoty podlegającej odliczeniu następowałoby zbyt wcześnie.

Taka sytuacja byłaby dolegliwa dla nabywców i stanowiłaby naruszenie zasady neutralności podatku VAT. Moment uzgodnienia warunków na przyszłość nie powinien być zatem okresem, w którym wystąpi obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego (wyjątek stanowi sytuacja, gdy uzgodnione warunki zostaną spełnione w tym samym okresie rozliczeniowym).

Aktualnie stosowane zasady (od 1 stycznia 2021 r.) korekty in minus w VAT (obowiązku pomniejszenia podatku naliczonego w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania) w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem oznaczają, że dla powstania obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego ważny jest nie sam moment otrzymania faktury korygującej.

Istotny jest moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz moment spełnienia tych uzgodnionych warunków – analogicznie jak ma to miejsce w odniesieniu do ustalenia momentu, w którym po stronie sprzedawcy wystąpi prawo do dokonania korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

Przesłanki powstania prawa do dokonania korekty przez sprzedawcę i odpowiedniego obowiązku po stronie nabywcy są zbliżone. Zarówno na gruncie zasad obowiązujących do 31 grudnia 2020 r., jak i wprowadzonych ustawą zmieniającą część przesłanek korekty przez strony transakcji była/jest wspólna, a zarazem prawo dokonania korekty przez sprzedawcę uzależnione było/jest od dodatkowej okoliczności (która nie warunkowała obowiązku obniżenia podatku naliczonego przez nabywcę).

W związku z likwidacją warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktur korygujących in minus przez nabywcę towarów lub usługobiorcę nie było zatem możliwe odroczenie obowiązku korekty podatku naliczonego do momentu otrzymania przez nabywcę tej faktury korygującej.

Takie działanie mogłoby bowiem powodować celowe opóźnianie pomniejszenia kwoty podatku naliczonego (poprzez opóźnione doręczanie wystawionej faktury korygującej) przy jednoczesnym pozostawieniu możliwości pomniejszenia podatku należnego u sprzedawcy.

Na gruncie obu systemów (obowiązującego do 31 grudnia 2020 r. i wprowadzonego od 1 stycznia 2021 r.) może wystąpić sytuacja, w której obowiązek korekty podatku naliczonego pojawia się wcześniej niż prawo do korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

W warunkach obowiązywania poprzednich zasad taki efekt był w wielu wypadkach wynikiem procesu obiegu dokumentów, na który strony nie miały wpływu – był spowodowany koniecznością upływu określonego czasu niezbędnego dla doręczenia potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta.

Dzięki wprowadzonej zmianie efekt ten może zostać zminimalizowany przez strony. W efekcie wprowadzonych zmian sformalizowany obowiązek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej został bowiem zastąpiony wymogiem, w kształtowaniu którego strony mają znaczną swobodę. Strony transakcji mogą w sposób najbardziej przystępny w ich relacji biznesowej:

• uzgadniać warunki, których spełnienie wywoła skutki na gruncie rozliczenia VAT,
• kreować sposób dokumentowania warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego w oparciu o dokumentację handlową lub gospodarczą (w tym korespondencję) – w wielu wypadkach – posiadaną już w ramach prowadzonej działalności.

Jak wykazać w ewidencji zakupów JPK_V7M/V7K zmniejszenie podatku naliczonego w oparciu o dokonane uzgodnienia z kontrahentem (przy założeniu, że nabywca został powiadomiony o zaistnieniu przesłanek do wystawienia faktury korygującej, ale faktury korygującej nie otrzymał)? Czy zmniejszenie podatku naliczonego ująć na podstawie dowodu wewnętrznego (oznaczenie WEW)? Co zrobić później, gdy w kolejnym okresie do nabywcy w końcu trafi faktura korygująca?

W opisanej w pytaniu sytuacji zmniejszenie podatku naliczonego należy ująć w ewidencji na podstawie dokumentu wewnętrznego (WEW). W przypadku otrzymania faktury korygującej w kolejnym okresie faktury tej nie należy wykazywać w ewidencji. Nie zachodzi zatem potrzeba korygowania pliku JPK_V7M/V7K.

Trzeba pamiętać, że nie uległa zmianie zasada, zgodnie z którą, jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Oznacza to, że jeżeli podatnik nie dokonał jeszcze obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury pierwotnej, a doszło już do uzgodnienia warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku z tej faktury oraz uzgodnione warunki zostały spełnione – podatnik od razu uwzględnia odliczenie w wartości pomniejszonej o wartość korekty wynikającą z uzgodnienia i spełnienia uzgodnionych warunków korekty.

Intencją ustawodawcy jest wprowadzenie symetrycznych rozwiązań korekty in minus po stronie podatku należnego i naliczonego. Efektywnie oznacza to, że we wszystkich przypadkach określonych w art. 29a ust. 13 i ust. 14 ustawy o VAT, po stronie nabywcy, który skorzystał z prawa do odliczenia, występuje obowiązek pomniejszenia podatku naliczonego.

Obecne zasady dotyczące rozliczenia faktury korygującej in minus odnoszą się do wszystkich faktur korygujących in minus wystawionych po 31 grudnia 2020 r. – niezależnie od tego, czy uzgodnienie warunków korekty oraz ich spełnienie (i dokumentacja to potwierdzająca) odnosić się będzie do transakcji dokonanych w przeszłości lub sama ta dokumentacja została sporządzona w przeszłości czy tych, które dopiero zostaną odpowiednio dokonane lub sporządzone.

W przypadkach, kiedy uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania spełniły się w danym okresie, rozliczenie pomniejszenia podstawy opodatkowania powinno zostać dokonane w tym okresie. Oznacza to, że sprzedający, który wystawił fakturę korygującą w styczniu, ma prawo do korekty podatku należnego już w rozliczeniu za styczeń (względnie I kwartał). 

Warunkiem jest, że posiada dokumentację potwierdzającą: po pierwsze – uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub należnego VAT z nabywcą, a po drugie – spełnienie tych uzgodnionych warunków. Prawo korekty jego rozliczenia nie jest natomiast uzależnione od uzyskania potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej.

Od strony nabywcy zmniejszenie podatku naliczonego powinno w takiej sytuacji nastąpić również w rozliczeniu dokonywanym za styczeń (lub względnie I kwartał).

Likwidacja obowiązku uzyskiwania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę spowodowała konieczność wprowadzenia dodatkowych zmian doprecyzowujących w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT (w tym uchylenie pkt 4) oraz uchylenia art. 29a ust. 16 tej ustawy, co nastąpiło z dniem 1 stycznia 2021 r.

Jako że wskazane przepisy odnosiły się do kwestii związanej z potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę i wskazywały na sytuację, w której podatnik nie otrzymał takiego potwierdzenia pomimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, dalsze utrzymywanie tych przepisów po likwidacji obowiązku uzyskiwania takiego potwierdzenia stało się bezcelowe.

Zgodnie z zasadą obowiązującą wcześniej (a więc do 31 grudnia 2020 r.) podatnikom, którzy nie mogli pomimo podjęcia udokumentowanej próby uzyskać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę lub usługobiorcę, przysługiwało prawo dokonania pomniejszenia podstawy opodatkowania w oparciu o posiadaną dokumentację, z której ma wynikać, że nabywca wie o warunkach określonych w fakturze korygującej. Po wejściu w życie zmian, takich podatników obejmują już zasady wprowadzone w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Zmiany dokonane w art. 29a ustawy o VAT spowodowały również konieczność uchylenia art. 86 ust. 19b, który odwołując się do uchylonego art. 29a ust. 15 pkt 4, wskazywał na obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym nabywca towaru lub usługi dowiedział się o warunkach, na jakich transakcja została zrealizowana. Obecne zasady dla obowiązku pomniejszenia podatku naliczonego w całości konsumują również uchylany przepis.

Likwidacja obowiązku uzyskiwania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę oraz związane z tym zmiany nie zmieniły zasad ujmowania faktur korygujących in minus z tytułu:

1) eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.

Podatnicy dokonujący korekty faktury dotyczącej transakcji wskazanych w art. 29a ust. 15 pkt 1-3 ustawy o VAT, którym przysługuje prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania, dokonują jej obniżenia za okres rozliczeniowy, w którym wystawili fakturę korygującą.

W efekcie we wskazanych przypadkach podatnik nie ma obowiązku posiadania dokumentacji, z której wynikałoby uzgodnienie i spełnienie warunków.

W przypadku korekty faktury dotyczącej transakcji określonych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT, tj.:

• nabycia energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego,
• usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej,
• usług dystrybucji gazu przewodowego,
• usług telekomunikacyjnych oraz
• usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustaw – także obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego powstaje podobnie jak dotychczas, w rozliczeniu za okres, w którym nabywca może zapoznać się z wysokością obniżki, rozumianą w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT jako uzgodnienie warunków korekty i ich spełnienie (zazwyczaj dopiero w momencie otrzymania faktury korygującej).

Już na gruncie przepisów w zakresie korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz związanego z tym obowiązku korekty podatku naliczonego, obowiązujących do końca 2020 roku, ustawodawca uwzględnił specyfikę dostawy energii elektrycznej i pozostałych transakcji wymienionych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT.

Zdecydował się już wtedy na stosowanie odrębnych zasad korygowania (zrezygnował on z warunku posiadania przez sprzedawcę potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi).

Podobnie jak na gruncie dotychczas obowiązujących przepisów, zostało zatem utrzymane rozwiązanie szczególne, znajdujące uzasadnienie w specyfice transakcji określonych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT.

W przypadku faktur korygujących, w tym faktur korygujących in minus wystawionych przed 1 stycznia 2021 r. stosuje się przepisy w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2020 r. Podatnicy do końca 2021 roku w odniesieniu do faktur korygujących in minus wystawionych od 1 stycznia 2021 r. nie musieli stosować nowych zasad rozliczania tych faktur korygujących.

Do rozliczania faktur korygujących in minus wystawionych od 1 stycznia 2021 r. podatnicy mogli wybrać stosowanie zasad wcześniejszych, obowiązujących do 31 grudnia 2020 r.

Buło to możliwe, pod warunkiem, że wybór stosowania tych (dotychczasowych) zasad rozliczania faktur korygujących in minus został uzgodniony na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą, przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej in minus w 2021 roku.

Wybór stosowania wcześniejszych zasad rozliczania faktur korygujących in minus, który został uzgodniony pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą dotyczy wyłącznie relacji pomiędzy tymi dwoma podmiotami.

Pozostałe transakcje podatnika z innymi kontrahentami powinny być rozliczane na zasadach obowiązujących dla korekt in minus obowiązujących od 1 stycznia 2021 r. – chyba że podatnik dokonał stosownego uzgodnienia o stosowaniu dotychczasowych zasad również w odniesieniu do pozostałych kontrahentów.

Przez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się w szczególności ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia. Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności.

Tak rozumianym uzgodnieniem może być zawarcie umowy określającej, w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia, np. ze względu na przyznany mu w ustalonych warunkach rabat.

Przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego mogą być również zawarte w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji. W tego typu przypadkach uzgodnienie stanowi wspomniany fakt przystąpienia do czynności stanowiący wyraz zgody na treść dokumentu.

Do uzgodnienia warunków umowy może dojść ponadto w trakcie trwania współpracy między stronami. Przedsiębiorcy mogą zawierać różnego rodzaju aneksy do umów, porozumienia lub tworzyć inne dokumenty stosowane powszechnie w obrocie handlowym (w tym stanowiące wyraz przenikania do krajowego systemu prawnego instytucji mających źródło w obcych porządkach, np. letters of understanding), skutkiem których jest obniżenie wynagrodzenia wykazanego na fakturze pierwotnej.

Tego typu przykłady dokumentów wskazujących na wolę modyfikacji podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego stanowią uzgodnienie, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Następcze (zawarte po wcześniejszym uregulowaniu warunków współpracy) uzgodnienia mogą wynikać m.in. z niesatysfakcjonującej jakości realizacji świadczenia, strategii handlowej realizowanej przez sprzedawcę lub zwrotu części nabytych produktów przez nabywcę.

Respektując orzecznictwo i praktykę dotyczące traktowania poszczególnych sytuacji faktycznych jako rabaty, zwroty nabytych dóbr lub świadczenie usług – powód, dla którego strony decydują się na zmianę ustalonego pierwotnie wynagrodzenia, pozostaje bez znaczenia dla interpretacji wprowadzonego przepisu.

Zgodnie z przedstawionymi wcześniej uwagami oparcie momentu dokonania korekt wyłącznie na fakcie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku nie byłoby zasadne. U

zależnienie dokonania stosownej zmiany od zdarzenia, które wystąpiło najpóźniej z końcem okresu rozliczeniowego, w którym dochodzi do uzgodnienia, nie powinno powodować niepożądanych skutków. Nie byłoby natomiast celowym, aby korekty zostały skorelowane wyłącznie z faktem uzgodnienia, jeżeli strony uzależniają dokonanie obniżenia od zdarzeń przyszłych.

Z tego względu do art. 29a ust. 13 dodany został warunek „spełnienia” tych uzgodnionych warunków. W przypadku braku wprowadzenia przesłanki „spełnienia warunków” (i poprzestania jedynie na przesłance „uzgodnienia warunków”), w przypadku zawarcia umów ramowych przewidujących określone warunki naliczenia rabatu w przyszłości, wystąpiłaby konieczność wstecznego korygowania podatku naliczonego przez nabywcę. Taki efekt byłby niekorzystny dla stron, a zarazem nie jest wymagany z perspektywy fiskalnych interesów państwa.

Spełnienie warunków oznacza zatem ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę obniżenia wynagrodzenia. W wielu wypadkach zawierając uzgodnienie, strony nie precyzują wprost zdarzenia, które uzasadnia dokonanie korekty – dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy okoliczności uzasadniające udzielenie rabatu wystąpiły już w przeszłości.

Podobnie jak w przypadku samego „uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku” również fakt ich spełnienia może być stwierdzony w sposób dorozumiany.

Jeżeli zatem jedna strona informuje kontrahenta, że udziela obniżki, która nie jest uzależniona od określonego zdarzenia przyszłego, zazwyczaj można domniemywać, że przesłanka faktyczna uzasadniająca taką preferencję już zaistniała (warunki obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku są spełnione).

Wprowadzenie odrębnych przesłanek wynika zatem z różnorodności sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie gospodarczym:

• w wielu przypadkach uzgodnienie warunków następuje w czasie zbliżonym do wystąpienia okoliczności uzasadniających gotowość sprzedawcy do obniżenia przysługującego mu wynagrodzenia,
• w praktyce powszechnie występują także sytuacje, w których strony zawierają umowy ramowe, przewidując możliwość przyznania rabatu w związku ze zdarzeniami, które wystąpią lub mogą wystąpić w przyszłości – szczególnie w tych sytuacjach zasadnym jest, aby prawo sprzedawcy i obowiązek nabywcy dokonania korekty realizowały się w momencie spełnienia przewidzianej przesłanki,
• występują również sytuacje, kiedy zdarzenie uzasadniające obniżenie ceny sprzedaży zaistniało w przeszłości.

Począwszy od 2021 roku, w zakresie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków transakcji z nabywcą lub usługobiorcą znaczenie zyskały inne niż potwierdzenie otrzymania faktury korygującej dowody dokumentujące obniżenie podstawy opodatkowania, które już obecnie są w posiadaniu przedsiębiorców w ramach prowadzonej dokumentacji handlowej.

Jak wskazano wcześniej, już w świetle przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2020 r. podatnicy mogli bazować na innych dokumentach potwierdzających, że nabywca zna warunki transakcji po korekcie – w przypadku braku możliwości uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Bogactwo życia gospodarczego oraz dynamika jego zmian powodują, że nie jest celowym sporządzenie zamkniętego katalogu dowodów potwierdzających uzgodnienie nowych warunków ustalenia wartości transakcji (pomniejszenia wartości towaru lub usługi).

W zależności od przyjętych zwyczajów we współpracy między kontrahentami dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub VAT należnego może być zarówno:

• korespondencja mailowa,
• aneks do umowy,
• każdy inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie warunków transakcji, w tym potwierdzenie dokonania nabywcy zwrotu zapłaty lub kompensaty skorygowanej wartości transakcji.

W pewnych sytuacjach dokument potwierdzający uzgodnienie warunków transakcji może być łącznie również dokumentem potwierdzającym spełnienie uzgodnionych warunków transakcji.

Przykładowo: zwrot zaliczki za niezrealizowaną dostawę – podatnik zwraca zaliczkę na konto – w tytule wpisuje zwrot za niezrealizowaną dostawę i nr zamówienia.

W takim przypadku potwierdzenie otrzymania przez nabywcę zwrotu zapłaty, jeżeli strony nie zawarły żadnych dodatkowych umów czy warunków korekty, będzie w sposób naturalny biznesowo uznane za dokument zawierający zarówno uzgodnienie, jak i spełnienie uzgodnionych warunków korekty in minus.

W sytuacji gdy podatnik uzgodnił warunki obniżenia podstawy opodatkowania z nabywcą lub usługobiorcą oraz warunki te zostały spełnione, warunkiem pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków tego obniżenia.

Jeżeli podatnik zgromadzi taką dokumentację dopiero w kolejnym miesiącu po spełnieniu pozostałych warunków, prawo pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego u podatnika przesunie się na ten kolejny miesiąc.

Trzeba pamiętać, że podatnik gromadzi i przechowuje dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania VAT oraz spełnienie tych uzgodnionych warunków w dowolnej formie. Podatnik nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji w formie papierowej, przy czym na żądanie urzędu skarbowego ma obowiązek przedstawić posiadaną dokumentację do weryfikacji.