Zobacz, jak unikać najczęściej popełnianych błędów w fakturach VAT

W przeszłości (do końca 2012 roku) przepisy VAT przewidywały, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymywał nabywca, a kopię zatrzymywał sprzedawca.

Konsekwencją tego było oznaczanie egzemplarza faktury otrzymywanego przez nabywcę jako oryginał, egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy kopią.

Mimo że obecne przepisy nie dzielą już egzemplarzy faktur na oryginały i kopie (zob. art. 106g ust. 1 ustawy o VAT), nadal wielu podatników oznacza w ten sposób wystawiane faktury. Jest to postępowanie nieprawidłowe.

Przepisami art. 119 i art. 120 ustawy o VAT określone są procedury opodatkowania marży. W przeszłości obowiązkiem podatników było oznaczanie faktur dokumentujących czynności opodatkowane w ramach tych procedur wyrazami „FAKTURA VAT marża”.

Od 1 stycznia 2014 r. zamiast tego oznaczenia stosowane są jednak oznaczenia – zależnie od konkretnego przypadku – „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” (zob. art. 106e ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Mimo to wielu podatników nadal oznacza faktury tylko wyrazami „FAKTURA VAT marża”. Postępując w ten sposób, podatnicy wystawiają faktury nieprawidłowo.

W przeszłości istniał obowiązek oznaczania niektórych faktur wyrazami „FAKTURA VAT-MP”. Obowiązek taki dotyczył faktur wystawianych przez małych podatników stosujących metodę kasową.

Obecnie jednak faktury wystawiane przez małych podatników, którzy stosują metodę kasową (jak również w przypadku faktur dokumentujących czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT oraz rozporządzenia w sprawie późniejszego terminu powstania obowiązku podatkowego), nie są oznaczane wyrazami „FAKTURA VAT-MP”, lecz wyrazami „metoda kasowa” (zob. art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT). W konsekwencji podatnicy nadal oznaczający faktury wyrazami „FAKTURA VAT-MP” postępują nieprawidłowo.

Obecnie nie ma obowiązku umieszczania na fakturach daty sprzedaży. Istnieje natomiast obowiązek umieszczenia na fakturach daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub – w przypadku faktur zaliczkowych – daty otrzymania zapłaty (zob. art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT).

W konsekwencji obecnie na fakturach wskazujemy: „data dokonania dostawy towarów”, „data zakończenia dostawy towarów”, „data wykonania usługi” albo „data otrzymania zapłaty”, a nie „data sprzedaży”.

Mimo to w praktyce dopuszczane jest stosowanie na fakturach nazwy „data sprzedaży” zamiast „data dokonania dostawy towarów”, „data zakończenia dostawy towarów” ­albo „data wykonania usługi” (raczej natomiast nie dopuszcza się stosowanie nazwy „data sprzedaży” zamiast „data otrzymania zapłaty”).

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 maja 2014 r. (sygn. ILPP2/443-208/14-2/AD), „(…) Skoro zawarta na fakturze pozycja – data sprzedaży będzie odpowiadać dacie dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub wykonania usług, to faktura wystawiona przez Wnioskodawcę zawierająca pozostałe wymagane przepisem art. 106e ustawy dane będzie prawidłowym dokumentem dostawy towarów lub świadczenia usług. Zamienne użycie na fakturze sformułowania – data sprzedaży – odpowiadające dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi nie skutkuje uznaniem takiej faktury za wadliwą”.

W przeszłości faktury wystawiane były wyłącznie przez podatników VAT czynnych, pozostali podatnicy wystawiali rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 ustawy o VAT. Obecnie jednak faktury mogą (a często muszą) wystawiać wszyscy podatnicy, a więc nie tylko podatnicy VAT czynni, lecz także podatnicy VAT zwolnieni oraz podatnicy niezarejestrowani.

Mimo to wielu podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni nadal wystawia rachunki zamiast faktur. Jest to postępowanie nieprawidłowe.

Warto dodać, że najczęściej rachunki wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni zawierają wszystkie dane wymagane dla faktur uproszczonych, o których mowa w § 3 pkt 3 rozporządzenia o fakturach.

W przypadkach takich rachunki te stanowią jednocześnie faktury. Nie ma bowiem konieczności nazywania faktur „fakturami”. W konsekwencji fakturami mogą być również dokumenty, które w ten sposób nie są zatytułowane.

Obecne przepisy – inaczej niż przepisy obowiązujące do końca kwietnia 2004 roku – nie przewidują obowiązku podpisywania faktur (wyjątek od tej zasady dotyczy faktur VAT RR). Jest to efekt dostosowania polskich przepisów do wymogów unijnych (obecnie wymóg ten wynika z art. 229 dyrektywy 2006/112).

Mimo to wielu podatników nadal podpisuje faktury lub wymaga podpisywania faktur przez nabywców, ewentualnie wymaga podpisów osób upoważnionych do wystawienia lub otrzymania faktury. Z punktu widzenia VAT jest to całkowicie zbędne.

Warto jednak wiedzieć, że inaczej niż we wcześniej omówionych przypadkach – faktury zawierające takie podpisy nie są fakturami błędnymi, gdyż podpisy te stanowią w istocie rodzaj adnotacji na fakturach.